Google Apps – Administration Guide

Contents

Introduction. 2

1.      Getting started. 2

2.      Administration control panel 22

3.      Dashboard. 25

4.      User accounts. 36

5.      Domain settings. 67

6.      Advanced tools. 73

7.      Service settings. 83

8.      Sample Configuration. 128

 

 

Introduction

เอกสารฉบับนี้จัดทำเพื่อเป็นคู่มือสำหรับผู้บริหารระบบ Google Apps โดยมีเนื้อหาเริ่มต้นจากการสร้าง Google Apps สำหรับโดเมน การจัดการตั้งค่าบริการต่างๆ และการจัดการข้อมูลผู้ใช้งานระบบ ซึ่งมีรายละเอียดดังจะกล่าวต่อไปนี้

1.      Getting started

1.1. Signing up Gmail

ก่อนที่จะทำการสร้าง Google Apps สำหรับโดเมนได้นั้นจะต้องมี Gmail account ซึ่งท่านจะต้องใช้ account นี้เป็น primary email address สำหรับ Domain administrator ต่อไป การสมัคร Gmail นั้นมีขั้นตอนดังนี้

1)      เรียก URL: http://mail.google.com/mail/signup ระบบจะพาไปยังหน้า Create an Account

2)      ที่หน้า Create an Account ใส่ข้อมูลลงในแบบฟอร์มให้ครบถ้วน

รูปที่ 1: แบบฟอร์มการสร้าง Gmail Account

3)      I accept Create my account: กดปุ่ม I accept Create my account เมื่อระบบสร้าง Account แล้วจะพามายังหน้า Introduction to Gmail ซึ่งแสดงข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับฟังก์ชั่นของบริการ Gmail

รูปที่ 2: แนะนำการใช้ Gmail

4)      กดที่ลิงค์ I’m ready show my account หรือ ลิงค์ http://mail.google.com เพื่อเข้าไปยัง Gmail ด้วย Account นี้ จะเข้าสู่กล่องจดหมายของท่าน และสามารถใช้งาน Gmail ได้ทันที

รูปที่ 3: กล่องจดหมายของ Gmail

 สำหรับการใช้งาน Gmail นั้น จะมีรายละเอียดในเอกสาร Google Apps – User manual


1.2. Signing up Google Apps- Education Edition

การสมัคร Google Apps – Education Edition สำหรับโดเมนของท่าน มีขั้นตอนดังนี้

1)      เรียก URL: http://www.google.com/a/cpanel/education/new ระบบจะพาไปยังหน้า 3 ขั้นตอนในการสมัคร Google Apps

2)      ขั้นตอนทั้ง 3 มีดังนี้
Step 1:  Sign in with your Google Account

เข้าสู่ระบบโดยใช้ Google Accountซึ่งสมัครไว้แล้วในข้อ 1.1. Signing up Gmail

รูปที่ 4: ขั้นตอนที่ 1 - เข้าสู่ระบบด้วย Google Account

Sign in ให้เข้าสู่ระบบโดยใส่ user name และ password แล้วกดปุ่ม Sign in

รูปที่ 5: ขั้นตอนที่ 1 - ใส่ Username และ Password

Step 2: Sing up

ใส่ข้อมูลในแบบฟอร์มให้ครบทุกช่องที่มีเครื่องหมาย * เมื่อใส่เสร็จแล้วให้กดปุ่ม Continue
(หากใส่ไม่ถูกรูปแบบที่ระบบต้องการจะแสดงข้อความเตือนให้อ่านข้อความที่แจ้งเตือนและแก้ไขตามให้ถูกต้องและกดปุ่ม Continue อีกครั้ง)

รูปที่ 6: ขั้นตอนที่ 2 – แบบฟอร์มการสร้าง Google Apps Education Edition

หมายเหตุ: จะเห็นได้ว่าจะมีข้อความแสดง

รูปที่ 7: ข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับ Editionของ Google Apps

ซึ่งหมายถึงว่า โดเมนที่ผ่านคุณสมบัติในการสมัคร Google Apps Education Edition โดยอัตโนมัตินั้น ต้องเป็น .edu ถ้าท่านเป็นสถาบันการศึกษา แต่ไม่ได้มีชื่อโดเมนเป็น .edu จะได้รับ Standard Edition ไปโดยอัตโนมัติ ทางเราจะติดต่อมายังท่านเพื่อเปลี่ยนเป็น Education Edition

ดังนั้นหากสมัคร Google Apps แล้วยังไม่ได้ Education Edition แต่ได้เป็น Standard Edition นั้นก็ต้องรอการตรวจสอบจาก Google สักระยะเวลาหนึ่งจึงจะทำการเปลี่ยนเป็น Education Edition ให้

Step 3: Set up

สร้างข้อมูล Administrator คนแรก โดยใส่ข้อมูลลงในแบบฟอร์มในช่องที่มีเครื่องหมาย *               แล้วกดปุ่ม
I accept.  Continue with set up>> ระบบจะพาไปยังหน้า Dashboard ของระบบ Google Apps

รูปที่ 8: ขั้นตอนการ Set up – สร้าง Account สำหรับผู้บริหารระบบคนแรก

ที่หน้า Dashboard ของระบบ Google Apps ก่อนจะใช้บริการต่างๆ ต่อไปได้ จะต้องทำการ Verify domain ownership เพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของโดเมนก่อน ซึ่งจะกล่าวรายละเอียดในข้อ 1.3 Verify domain ownership และทำ Activate service ต่างๆ ซึ่งจะกล่าวรายละเอียดในข้อ 1.4 Activate Email

รูปที่ 9: Dashboard เมื่อ sign up เสร็จครั้งแรก

1.3. Verify domain ownership

คือการตรวจสอบความเป็นเจ้าของโดเมนโดยกดที่ลิงค์ Verify domain ownership

รูปที่ 10: Verify domain ownership

       

รูปที่ 11: เลือกรูปแบบการทำ Verify domain ownership

เลือกรูปแบบการตรวจสอบ คือ

1)      Upload an HTML file: คือการสร้าง ไฟล์ HTML ตามรูปแบบที่กำหนดตามคำอธิบายและทำการ upload ไปยัง domain hosting หลังจาก upload แล้วให้กดปุ่ม Verify  (ดูตัวอย่างการเตรียมไฟล์ HTML ที่ 8.1.1. การเตรียมไฟล์ HTML)

รูปที่ 12: Verification แบบ Upload ไฟล์ HTML

ระบบจะพามายังหน้า Dashboard และแสดงข้อความ “We are checking domain ownership. This may take 48 hours to complete”

รูปที่ 13: สถานะการตรวจสอบ Domain ownership

หากผ่านการตรวจสอบความเป็นเจ้าขอโดเมนแล้วข้อความแจ้งเตือนให้ทำการ Verify domain ownership  จะหายไป และในส่วนของ service ต่างๆ ยกเว้น email จะมีสถานะเป็น updating…

รูปที่ 14: ผ่านการตรวจสอบ Domain ownership

2)      Change your CNAME record: คือการตั้งค่า CNAME ให้เป็นตามรูปแบบในคำอธิบายแล้วให้กดปุ่ม Verify (ดูตัวอย่างการตั้งค่า CNAME ที่ 8.2.1.หรือ 8.3.1.

รูปที่ 15: Verification แบบเปลี่ยน CNAME record

ระบบจะพามายังหน้า Dashboard และแสดงข้อความ “We are checking domain ownership. This may take 48 hours to complete”

รูปที่ 16: กำลังตรวจสอบสถานะ Domain ownership

หากผ่านการตรวจสอบความเป็นเจ้าขอโดเมนแล้วข้อความแจ้งเตือนให้ทำการ Verify domain ownership  จะหายไป และในส่วนของ service ต่างๆ ยกเว้น email จะมีสถานะเป็น updating…

รูปที่ 17: ผ่านการตรวจสอบ Domain ownership

1.4. Activate email

สำหรับบริการ Email นั้นจะต้องทำการ Activate email โดยกดที่ลิงค์ Activate email

รูปที่ 18: Activate email service

        ระบบจะพามายังหน้า Set up email delivery

รูปที่ 19: Set up Email delivery

ในการตั้งค่าการ MX records มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: Sign in เข้าไปยัง domain host ของท่าน

ขั้นตอนที่ 2: ไปยังหน้าที่จัดการ DNS เพื่อแก้ไข MX records ซึ่งอาจจะมีชื่อใน นองนี้คือ "DNS Management," "Mail Server Configuration," or "Name Server Management"

ขั้นตอนที่ 3: ลบ MX records เดิมออกให้หมด ถ้าไม่มี MX record เดิมให้ข้ามไปทำ

ขั้นตอนที่ 4: หรือถ้ามีอยู่เดิมก็สามารถแก้ค่า MX เดิม และ เพิ่ม MX ให้ครบให้ เป็นตามข้อ 4 ก็ได้

ขั้นตอนที่ 5: ใส่ค่า MX Server address และ Priority มากที่สุดเท่าที่ระบบ ท่านจะให้ใส่ได้ โดยที่ค่าที่สามารถใส่ได้มีดังรายการในข้อ 4 คือ

MX Server address

Priority

ASPMX.L.GOOGLE.COM.           

1

ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.   

5

ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.   

5

ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.    

10

ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.    

10

ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM.    

10

ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM.    

10

ดูตัวอย่างการตั้งค่า MX records ได้ที่ 8.2.2. หรือ 8.3.2.

ขั้นตอนที่ 6: หากต้องการป้องกัน Spam สามารถกำหนดค่า SPF ใน domain host ของ ท่านให้เลือกรับ email จาก IP ที่ท่านกำหนดได้ ในการ activate email ไม่จำเป็นต้องทำข้อนี้ก็ได้

ขั้นตอนที่ 7: เมื่อทำเสร็จแล้วให้กดปุ่ม I've completed these steps เมื่อทำ เสร็จแล้วระบบจะพากลับมาที่หน้า Domain Settings จะเห็นว่า ที่ข้างชื่อโดเมนปลอม จะแสดงข้อความ Updating…This may take up to 48 hours to complete ซึ่งอาจจะต้องรอเป็นระยะเวลาหนึ่งถึงจะใช้โดเมนปลอมได้ ­­(ภายใน 48ชั่วโมง) หรือหากยังไม่ต้องการให้ทำการเปลี่ยนแปลงให้กดปุ่ม I’ll do this later

2.      Administration control panel

2.1. การเข้าสู่ระบบ

ผู้บริหารระบบสามารถเข้าสู่ระบบได้โดยทำตามขั้นตอนดังนี้

1)      พิมพ์ http://www.google.com/a/YourDomain ที่ browser  เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมนของท่าน เช่น http://www.google.com/a/std.ru.ac.th เป็นต้น
ระบบจะพามายังหน้าสำหรับ sign in เข้าสู่  Control panel  ดังรูปที่ 1

รูปที่ 20: หน้าสำหรับเข้าสู่ระบบ Control panel ของ Google Apps

2)      ใส่ชื่อและรหัสผ่าน เมื่อผ่านการตรวจสอบโดยระบบแล้วจะพามายังหน้าแรกของระบบ หรือที่จะเรียกกันต่อไปว่า Dashboard และกล่าวถึงรายละเอียดในข้อ 3.

2.2. ลืมรหัสผ่าน

ในกรณีที่ลืมรหัสผ่านให้กดที่ ลิงค์  Forgot your administrator username or password? 

รูปที่ 21: ลืม Administrator username หรือ password

ระบบจะพามายังหน้า Lost administrator password?
 ในกรณีที่ท่านเป็น Domain Administrator   (ผู้ที่ทำการ สร้าง Google Apps ของโดเมนนั้นๆ) ท่านสามารถเข้าไปเปลี่ยน password ของท่านได้โดย Sing in ด้วย Gmail (หมายถึง email address ที่ท่านใช้เมื่อสร้าง Google Apps โดเมน ที่มีรูปแบบเป็น user@gmail.com)

รูปที่ 22: Administrator password สูญหาย

สามารถเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ ได้ดังนี้

รูปที่ 23: เปลี่ยน Administrator password

·         New password: ใส่รหัสผ่านใหม่ที่ท่านต้องการ

·         Repeat password: ใส่รหัสผ่านใหม่ซ้ำอีกครั้ง

·         Save new password: กดปุ่ม Save new password เพื่อบันทึกค่ารหัสผ่านใหม่

·         Cancel changes:  หรือหากไม่ต้องการเปลี่ยนให้กดปุ่ม Cancel changes

ในกรณที่ไม่ได้เป็น  Domain administrator ต้องติดต่อ Support เพื่อขอเปลี่ยนรหัสผ่าน หากต้องการข้อมูลในการติดต่อ Support ให้กดที่ลิงค์ Contact your administrator

รูปที่ 24: ลิงค์ Contact your administrator

ระบบจะพาไปยังหน้าที่ให้ข้อมูลที่สามารถติดต่อโดยตรงไปยัง Domain administrator ได้
สำหรับข้อมูลติดต่อ Domain administrator นั้น สามารถกำหนดได้ในส่วนของ domain settings ซึ่งจะกล่าวถึงรายละเอียดในหัวข้อต่อไป

รูปที่ 25: ข้อมูลติดต่อผู้บริหารระบบ

3.      Dashboard

คือหน้าแรกเมื่อเข้าสู่ระบบ แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ดังนี้

รูปที่ 26: Dashboard

3.1. ลิงค์ต่างๆ บน Top  bar

ในส่วนด้านบนของหน้า จะมีฟังก์ชั่น และลิงค์เพื่อเข้าไปสู่หน้าการทำงานอื่นๆ ดังนี้ (ลิงค์ต่างๆนี้จะ แสดงในส่วนบนของทุกๆ หน้าใน control panel ด้วย)

รูปที่ 27: ลิงค์ต่างๆ บน Top bar

3.1.1. Search accounts

สามารถค้นหา Account ในระบบได้ดังนี้

รูปที่ 28: Search accounts

·         Keyword search: ใส่ account ที่ต้องการค้นหาลงในช่องด้านหน้า สามารถใส่เพียงส่วนหนึงของคำได้

·         Search account : กดปุ่ม Search accounts

·         Search result : จะแสดงผลการค้นหาดังรูป

 

 

รูปที่ 29: ผลการค้นหา Account

3.1.2. Inbox

สามารถกดที่ลิงค์ Inbox เพื่อเปิดกล่องจดหมาย ซึ่งทำให้เข้าสู่บริการในส่วนของ Gmail ได้ทันที

รูปที่ 30: ลิงค์ Inbox

รูปที่ 31: Inbox หรือ กล่องจดหมาย

รายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชั่น Gmail นั้น จะอธิบายในเอกสาร Google Apps - User manual

 

3.1.3. Calendar

สามารถกดที่ลิงค์ Calendar เพื่อเปิด Calendar ซึ่งทำให้เข้าสู่บริการในส่วนของ Calendar ได้ทันที

รูปที่ 32: ลิงค์ Calendar

รูปที่ 33: Calendar หรือ ปฏิทิน

รายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชั่น Calendar นั้น จะอธิบายในเอกสาร Google Apps - User manual

 

3.1.4. Help

สามารถกดที่ลิงค์ Help เพื่อเปิด Help (https://www.google.com/support/a/) ซึ่งทำให้ท่านเข้าสู่บริการ Support ข้อมูลความรู้ต่างๆ เกี่ยวกับการใช้งานระบบ Google Apps ได้ทันที

รูปที่ 34: ลิงค์ Help

รูปที่ 35: Help- Google Apps for Administrators

3.1.5. Sign out

กดที่ลิงค์ Sign out เมื่อต้องการออกจากระบบ

รูปที่ 36: ลิงค์ Sing out

3.2. News & Info

ที่หน้า Dashboard จะแสดงข้อความที่สำคัญๆ และ แสดงข้อความข่าวสารเกี่ยวกับบริการใหม่ๆ ที่เพิ่มเติม/เปลี่ยนแปลงในระบบ Google Apps เสมอ

รูปที่ 37: ข้อความแสดงข่าวสารและบริการใหม่ๆ

3.3. สุขภาพของโดเมนโดยสรุป

รูปที่ 38: สุขภาพของโดเมนโดยสรุป

ประกอบด้วยลิงค์ต่างๆ ซึ่งมีรายละเอียดการทำงานดังนี้

3.3.1. Manage account information

กดที่ลิงค์ Manage account information เพื่อเข้าสู่ระบบการจัดการข้อมูล account

รูปที่ 39: ลิงค์ Manage account information

จะพามายังหน้า Account information ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Domain settings สำหรับตั้งค่าต่างๆ ของโดเมน นั้นจะอธิบายรายละเอียดในหัวข้อ 5.2. Account information

รูปที่ 40: แบบฟอร์มแสดงและการจัดการข้อมูล Account

 

3.3.2. Domain names

รูปที่ 41: ลิงค์ Domain names

กดที่ลิงค์ domain names  ระบบจะพามายังหน้า Domain names ซึ่งเป็นหน้าที่แสดงข้อมูลชื่อ Primary domain และโดเมนอื่นๆ หรือ Domain alias และการจัดการเกี่ยวกับการ Domain alias ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดในหัวข้อ 5.3. Domain name

รูปที่ 42: การจัดการข้อมูลชื่อโดเมนปลอม (Domain alias)

3.4. Service settings

คือส่วนของลิงค์ที่เข้าไปจัดการ Service ประเภทต่างๆ ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดต่อไปในหัวข้อ 7.Service settings

รูปที่ 43: การตั้งค่าบริการต่างๆ

 

4.      User accounts

คือส่วนของการจัดการข้อมูล User ในระบบ ประกอบด้วยส่วนของการทำงานดังนี้

รูปที่ 44: การจัดการ User accounts

4.1. Users

หน้าแสดงรายการ User ในระบบ

รูปที่ 45: รายการ Users

ประกอบด้วยข้อมูลดังนี้

·         Name: แสดงชื่อและนามสกุลของ User สามารถกดที่ลิงค์บนชื่อเพื่อเปิดหน้าแสดงรายละเอียดของ User และสามารถแก้ไขข้อมูลได้ที่หน้านี้ ดูรายละเอียดที่ 4.1.1. User details

·         User name: แสดงชื่อ User

·         Status: แสดงสถานะของ User ที่เป็น Administrator หากไม่ใช่ Administrator จะเป็นค่าว่าง

·         Email quota: แสดง % พื้นที่ Email ที่ถูกใช้ไป

·         Last singed in: แสดงวันที่ที่เข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด หรือแสดงเฉพาะเวลา หากวันที่เค้าสู่ระบบครั้งล่าสุดคือวันปัจจุบัน

·         Delete users: เลือก check ที่ ด้านหน้า แล้วกดปุ่ม Delete ด้านล่าง

ข้อสังเกตุ: สามารถกดที่ลิงค์บนชื่อคอลัมน์ เพื่อเรียงลำดับข้อมูลตามคอลัมน์นั้นๆ ได้

ฟังก์ชั่นอื่นๆ มีดังนี้

4.1.1. User details

มีรายละเอียดข้อมูลที่แสดงและการทำงาน ดังนี้

รูปที่ 46: รายละเอียดของ User

·         ส่วนของลิงค์ต่างๆ ที่สำคัญ

o   Change name: กดที่ลิงค์ Change name เพื่อเปลี่ยนชื่อนามสกุล

รูปที่ 47: เปลี่ยนชื่อ

o   Suspend user: กดที่ลิงค์ Suspend user เพื่อระงับ user ไม่ให้สามารถใช้ Google apps ได้ ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน กดปุ่ม Suspend user เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 48: ระงับการใช้งานของ User

User ที่ถูกระงับจะสามารถถูก Restore โดยกดที่ลิงค์ Restore เพื่อให้สามารถใช้ Google Apps ต่อไปได้

รูปที่ 49: เปิดการใช้งานให้กับ User

ระบบจะแสดงข้อความให้ยืนยันการ Restore กดปุ่ม Restore user เพื่อยืนยัน

รูปที่ 50: ยืนยันการเปิดใช้งาน

o   Delete user: กดที่ลิงค์ Delete เพื่อลบ User ระบบจะแสดงข้อความเพื่อให้ยืนยันการลบ กดปุ่ม Delete user เพื่อยืนยันการลบ

รูปที่ 51: ลบ User

สำหรับการลบ User นั้นจะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ user ได้แก่ email และ contacts ของ user ถูกลบออกไปด้วย หลังจากที่ลบ user ออกไปแล้วต้องรออีก 5 วันถึงจะทำการสร้าง account ใหม่ที่มี Username เดียวกันนี้ได้

·         User name: แสดงชื่อ User

·         Password: กดที่ลิงค์ Change password หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน

รูปที่ 52: เปลี่ยน Password

o   Password: ใสรหัสผ่านที่ต้องการ

o   Re-enter Password: ใส่รหัสผ่านที่ต้องการอีกครั้ง

o   Require a change of password in the next sign in: check ที่ box ด้านหน้าหากต้องการให้บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อมีการเข้าสู่ระบบในครั้งต่อไป

·         Privileges: เป็นการกำหนดสิทธิ์ในการเป็น Administrator

รูปที่ 53: ยืนยันการตั้งสิทธิ์ให้กับ User

o   Allow User to administer Domain name: check ที่ช่องด้านหน้าหากต้องการให้กำหนดสิทธิ์ให้ user นี้ในการจัดการระบบได้

o   ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

·         Email quota: แสดง % การใช้พื้นที่ของ Email

·         Nick names: แสดงชื่อเล่น หากไม่มีจะแสดงเป็น None  

o   หากต้องการเพิ่มชื่อเล่นให้กดลิงค์ Add a nickname  ใส่ชื่อเล่นที่ต้องการในช่องด้านหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 54: สร้างชื่อเล่น (Nickname)

o   หากมีชื่อเล่นอยู่แล้ว และต้องการลบออกให้กดลิงค์ Remove  ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าต้องการ remove กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

·         Email list: แสดงชื่อ Email list ที่มี user นี้อยู่

o   View: กดที่ลิงค์ View เพื่อดูข้อมูลรายการ user ใน email list นั้น

o   Remove: กดที่ลิงค์ Remove เพื่อลบ Email นี้ออกจาก Email list ระบบจะแสดงข้อความยืนยันการ Remove กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

·         Add to Email list: กดที่ลิงค์ Add an Email list แล้วใส่ชื่อ Email list ที่ช่องด้านหน้าชื่อโดเมน

 

รูปที่ 55: สร้าง Email list

·         Save changes: เมื่อแก้ไขข้อมูลต่างๆ แล้วให้กดปุ่ม Save changes เพื่อบันทึกข้อมูล

4.1.2. Create a new user

กดที่ลิงค์ Create a new user เพื่อสร้าง User ใหม่ จะแสดงแบบฟอร์มดังรูป

รูปที่ 56:  สร้าง User ใหม่

รูปที่ 57: แบบฟอร์มการสร้าง User ใหม่

รูปที่ 58: การตั้ง  Password

ข้อมูลที่ต้องบันทึก มีดังนี้

·         First name: ชื่อ

·         Last name: นามสกุล

·         Username: ชื่อที่จะใช้ในการเข้าระบบ

·         Set password: กดที่ลิงค์ Set password เพื่อตั้งรหัสผ่าน หรือหากต้องการใช้ Temporary password ก็ได้

·         Create a new user: เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้วกดปุ่ม Create new user เพื่อบันทึกข้อมูล จะแสดงข้อมูลของ user ที่สร้างดังรูปด้านล่าง

รูปที่ 59: ลิงค์ Edit setting

·         Edit settings: สามารถกดที่ลิงค์ Edit settings for เพื่อเข้าไปแก้ไขข้อมูล user ที่สร้างขึ้นใหม่ได้ ระบบจะเปิดหน้า User details เพื่อให้แก้ไขข้อมูลได้ ตามที่กล่าวรายละเอียดไว้แล้วในข้อ 4.1.1. User details

4.1.3. Create email list

Email list คือการสร้างกลุ่มของ email โดยสามารถตั้งชื่อกลุ่มและใส่รายการ email address ของผู้รับในกลุ่ม ซึ่งจะทำให้สามารถส่ง email ไปยังผู้รับทีละหลายๆ คนได้ มีวิธีการใช้งานดังนี้

กดที่ลิงค์ Create email list

รูปที่ 60: ลิงค์ Create email list

ระบบจะพามายังหน้า Create a new email list

รูปที่ 61: แบบฟอร์มการสร้าง Email list ใหม่

ข้อมูลที่ต้องบันทึกมีดังนี้

·         Choose a name for the new email list: ใส่ชื่อ Email list ที่ต้องการเป็นภาษาอังกฤษ

·         Add a recipient: ใส่ชื่อ user ที่ต้องการให้อยู่ใน list

·         Add recipient: กดปุ่ม Add recipient เพื่อสร้าง ระบบจะสร้าง Email list ตามชื่อที่ระบุ หากซ้ำระบบจะแสดงข้อความเตือน “”

·         Add everyone in my domain: ในกรณีที่ต้องการให้ทุก User ในโดเมนอยู่ใน email list นี้ให้กดปุ่ม Add every one in my domain

·         Note: You may add recipients that are out side your domain:  ท่านสามารถใส่ email address อื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในโดเมนใน Email list ได้เช่นกัน

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel เมื่อไม่ต้องการสร้าง Email list

เมื่อสร้าง Email listแล้วระบบจะพามายังหน้า ที่สามารถเพิ่มผู้รับ หรือ ลบผู้รับ อื่นๆ ใน Email list ได้

รูปที่ 62: เพิ่มรายการผู้รับใน Email list

ข้อมูลที่ต้องบันทึกมีดังนี้

·         Add a recipient: ใส่ชื่อ user ที่ต้องการให้อยู่ใน list

·         Add recipient: กดปุ่ม Add recipient  ชื่อผู้รับจะไปแสดงในรายการด้านล่าง

รูปที่ 63:  สร้างรายการผู้รับใหม่

สามารถใส่ผู้รับที่อยู่ภายนอกโดเมนได้

รูปที่ 64: เพิ่ม User ที่อยู่ภายนอกโดเมนใน Email list

รูปที่ 65: เลือกลบ User จาก Email list

รูปที่ 66: User ถูกลบออกจาก Email list แล้ว

Remove from this list: หากต้องการลบรายการผู้รับให้ Check ที่ box ด้านหน้าแล้วกดปุ่ม Remove from this list รายการนั้นๆ จะถูกลบออกไปจาก Email list

·         Delete email list: กดที่ลิงค์ Delete email list ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าต้องการลบ email list นั้นหรือไม่ การลบจะทำให้ไม่สามารถส่ง email ไปยังผู้รับใน Email list ชื่อนั้นได้อีก

·         Delete list: กดปุ่ม Delete list เมื่อต้องการลบ Email list นั้นจะหายไปจากรายการ Email

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel เมื่อไม่ต้องการลบ

รูปที่ 67: ลบ Email list

รูปที่ 68: Email list หายไปจากตาราง Email address

กดที่ลิงค์ Download user list as CSV หากต้องการนำรายการข้อมูล Email list มาไว้ในรูปแบบ CSV

รูปที่ 69: ลิงค์ Download user list as CSV

รูปที่ 70: บันทึกไฟล์ CSV

·         Open: กดปุ่ม Open เพื่อเปิดไฟล์ CSV ด้วย MS excel

รูปที่ 71: เปิดไฟล์ CSV ด้วย Excel

·         Save: กดปุ่ม Save เพื่อเก็บไฟล์ในพื้นที่ที่ต้องการ

รูปที่ 72: บันทึกไฟล์ CSV

ในกรณีที่ CSV ที่ download มาเมื่อเปิดดูแล้วมีปัญหาในการแสดงผลข้อมูลที่เป็นภาษาไทยให้แก้ไขดังนี้

รูปที่ 73: ตัวอย่างไฟล์ที่มีปัญหาการแสดงข้อมูลภาษาไทย

·          เปิดไฟล์ CSV นั้นด้วย Notepad

 

รูปที่ 74: เปิดไฟล์ CSV ด้วย Notepad

 

·         บันทึกไฟล์นั้นโดยไปที่เมนู File > Save As…

รูปที่ 75: บันทึกไฟล์ CSV

·         บันทึกไฟล์นั้นโดยไปที่เมนู File > Save As…

·         เลือก Save as type: เป็น All Files

·         เลือก Encoding เป็น Unicode

รูปที่ 76: บันทึกไฟล์ให้มี encoding เป็น Unicode

·         กดปุ่ม Yes เมื่อต้องการให้บันทึกไฟล์นั้นโดยแทนที่ไฟล์เดิม

รูปที่ 77: บันทึกไฟล์

·         ลองเปิดไฟล์ CSV นั้นอีกครั้งปัญหาเรื่องการแสดงผลภาษาไทยก็จะหมดไป

รูปที่ 78: ตัวอย่างไฟล์ที่แสดงผลภาษาไทยอย่างถูกต้อง

 

4.1.4. Upload many users at once

คือฟังก์ชั่นสำหรับสร้างหลายๆ User ในคราวเดียวได้ โดยการใช้ฟัง์ชั่น Upload many users at once

รูปที่ 79: Upload หลาย user ในคราวเดียว

กดที่ลิงค์ Upload many users at one โดยทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในหน้า Bulk account update ดังนี้

รูปที่ 80: ขั้นตอนการ upload หลาย user ในคราวเดียว

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายการ User เป็นไฟล์รูปแบบ CSV โดยใช้ excel

รูปที่ 81: ตัวอย่างรูปแบบการเก็บข้อมูล user เพื่อเตรียม upload

ไฟล์จะประกอบด้วยข้อมูล 4 คอลัมน์คือ Username, First name, Last name และ password

ขั้นตอนที่ 2: เลือก Update options ซึ่งแต่ละแบบมีความหมายดังนี้

·         Create new accounts for usernames that do not yet exist. : สร้าง account ใหม่สำหรับ user ที่ยังไม่มีชื่ออยู่ในระบบ ซึ่งเป็น Option ที่ถูกเลือกเสมอ

·         Update existing accounts with new names and passwords.: เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการให้แก้ไขข้อมูล ชื่อ (first name และ last name) และรหัสผ่านของ user ที่มีอยู่แล้วในระบบ

·         Require a password change when new or updated users sign in.: เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการให้เมื่อ user เข้าระบบครั้งแรกแล้วบังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านก่อน

 ขั้นตอนที่ 3 กดที่ปุ่ม Browse แล้วเลือกเปิดไฟล์ CSV ที่สร้างไว้

รูปที่ 82: เลือกไฟล์ CSV เพื่อ upload

·         Upload and Continue: กดปุ่ม Upload and Continue เพื่อสั่ง upload รายการ user

รูปที่ 83: สั่ง upload และ ดำเนินการในขั้นต่อไป

·         Confirm and Run Update: ระบบจะแสดงรายการตามข้อมูลในไฟล์ CSV และแสดงในหน้าจอเพื่อให้ยืนยันว่าต้องการสร้าง User ตามนั้นหรือไม่ กดปุ่ม Confirm and Run Update เพื่อยืนยันให้สร้าง

·         Upload a different file: กดที่ลิงค์ Upload a different file เพื่อเลือกไฟล์อื่นๆ

รูปที่ 84: ยืนยันการ update ตามข้อมูลที่ upload ไป

·         รายการข้อมูลที่สร้างจะถูกดำเนินการ ระยะเวลาในการดำเนินการจะใช้เวลามากน้อยขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูล และระบบจะส่งรายงานไปยัง Email ของท่าน ขณะที่การสร้างกำลังดำเนินการอยู่นั้นสามารถออกจากหน้าจอเพื่อใช้งานระบบในส่วนอื่นๆ ได้

รูปที่ 85: แจ้งข้อความสถานะการ Update

·         รายการข้อมูลที่สร้างเรียบร้อยแล้วจะมาแสดงในหน้าจอ Users ดังรูป

รูปที่ 86: รายการข้อมูลที่ update แล้วจะแสดงในรายการ User

4.1.5. Request for more users

สามารถกดที่ลิงค์ Request more users ในกรณีที่ต้องการขอ User เพิ่ม

รูปที่ 87: ลิงค์ Request more users

ระบบจะพามาที่หน้า Request for more users

รูปที่ 88:  บันทึกข้อมูลการ Request more users

มีข้อมูลที่ต้องบันทึกดังนี้

·         Enter the number of additional user accounts needed: ใส่จำนวน user ที่ต้องการขอเพิ่ม

·         Reason for requesting additional user accounts: ใส่เหตุผลที่ต้องการขอเพิ่ม

·         Save changes: กดปุ่ม save changes เพื่อส่ง request ไปอนุมัติ เมื่อส่งไปแล้วจะได้รับการแจ้งสถานะทาง Email

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel หากไม่ต้องการส่ง request

4.2. Settings

4.2.1. Enable provisioning API

คือการตั้งค่าการจัดการ User ในระบบโดยใช้ Provisioning API ของ Google Apps ซึ่งจะทำให้สามารถสร้างโปรแกรมระบบการจัดการ User ของท่านเอง เพื่อจัดการข้อมูล User ใน Google Apps ได้

หากต้องการ Enable การทำงานของ Provisioning API ให้ทำดังนี้

·         Enable provisioning API: Check ทิ่ box หน้า Enable provisioning API

·         Save changes: กดปุ่ม save changes เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 89: ตั้งค่าให้สามารถทำงานโดยใช้ Provisioning API

เมื่อการตั้งค่าถูกบันทึกแล้วจะแสดงข้อความ Your settings have been saved.

รูปที่ 90: การตั้งค่าการใช้ Provisioning API ได้รับการบันทึก

และที่หน้า Dashboard จะแสดงข้อมูล ให้ทราบว่าสถานะของการตั้งค่าเป็นแบบ API และการจัดการข้อมูล user ที่หน้าจอ Control panel จะไม่ถูกส่งไปรวมในระบบการจัดการ User ที่เป็นระบบภายนอก

รูปที่ 91: แจ้งสถานะ API และข้อความเตือน

4.2.2. Sign-in page

หน้า Sign-in นั้นจะเลือกได้ 2 แบบคือ

·         Use Google’s sign-in page: โดยปกติการเข้าสู่ระบบ Google Apps จะทำที่หน้า Sign-in ของ Google ดังที่กล่าวไปแล้วในหัวข้อ 2.1. การเข้าสู่ระบบ

รูปที่ 92: ตั้งค่าหน้า Sign-in เป็นหน้า Sign-in ของ Google

·         Use your own sign-in page:  คือการเลือกใช้บริการ SAM-based Single Sign-On(SSO) เพื่อให้ได้รับสิทธิ์ในการเข้าระบบ Gmail หรือ Calendar โดยการเข้าที่หน้า Sign-in ที่สร้างขึ้นเอง

รูปที่ 93: ตั้งค่าหน้า Sign-in เป็นหน้าที่สร้างขึ้นเอง และ กดลิงค์

กดที่ลิงค์ Edit single sign-on (SSO) เพื่อตั้งค่าต่างๆ ระบบจะพามายังหน้า Edit single sign-on (SSO) โดยมีข้อมูลที่ต้องบันทึกดังนี้

รูปที่ 94: Upload ไฟล์ Certificate เพื่อทำการ verify การตั้งค่า Single sign-on

·         Enable single sign-on:  check ที่ box ด้านหน้า เพื่อเปิดการทำงานแบบ single sign on

·         Sign-in page URL:  ใส่ URL ที่ต้องการใช้เป็นหน้าที่เรียกในการเข้าระบบ

·         Sign-out page URL: ใส่ URL ที่ต้องการใช้เป็นหน้าที่ออกจากระบบ

·         Change password URL: ใส่ URL ที่ต้องการใช้เป็นหน้าที่ใช้ในการเปลี่ยน รหัสผ่าน

·         Verification certificate:  เลือกไฟล์ Certificate ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม upload

รูปที่ 95: บันทึกค่าการตั้ง Single sign-on

·         Save changes: กดปุ่ม Save changes เพื่อบันทึก

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิก

ในการทำระบบ SSO นี้จะต้องมีการสร้างโปรแกรมเพื่อส่งข้อมูลต่างๆ ระหว่างระบบภายนอกกับ Google Apps ซึ่งสามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ http://code.google.com/apis/apps/sso/saml_reference_implementation.html

5.      Domain settings

การตั้งค่าต่างๆ ของโดเมน มีดังนี้

5.1. General

คือหน้าสำหรับตั้งค่าทั่วไปของโดเมน ได้แก่

รูปที่ 96: ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับโดเมน

·         Organization Name: คือชื่อองค์กรของท่าน  สามารถใส่เป็นชื่อทั่วๆ ไปได้ เช่น ชื่อโรงเรียน  ชื่อคณะ หรือ ชื่อชมรมเป็นต้น

·         User support: คือข้อมูลติดต่อ ในกรณีที่ต้องการความช่วยเหลือในการใช้ระบบ

·         Language: เลือกภาษาหลักที่ใช้บนโดเมนของท่าน

·         Time zone: เลือกโซนเวลา สำหรับประเทศไทยให้เลือก Thailand (ราชอาณาจักรไทย) จากรายการ Show all time zones  และเลือก (GMT+07:00) Bangkok จากรายการ Select time zone

5.2. Account information

คือส่วนของการข้อมูลและการตั้งค่าต่างๆ ของ Account ประกอบด้วยข้อมูลดังนี้

รูปที่ 97: ข้อมูล Account ของโดเมน

5.3. Domain names

คือหน้าแสดงข้อมูลเกี่ยวกับโดเมน และ การจัดการโดเมนปลอม (Domain alias) การจัดการโดเมนปลอม  นั้นจะสามารถทำให้ผู้ส่งสามารถส่งข้อมูลเข้ามายัง user โดยใช้ email address ที่นอกเหนือจากรูปแบบ username@yourdomain แต่สามารถอยู่ในรูปแบบทีใช้ username@domainalias ได้ด้วย ดังที่จะอธิบายต่อไปนี้

·         Add a domain alias: กดที่ลิงค์ Add a domain alias เพื่อสร้างชื่อปลอมให้กับโดเมน

รูปที่ 98: การสร้างชื่อโดเมนปลอม

ระบบจะพามายังหน้า Set up email delivery เพื่อให้ทำการตั้งค่ารายการ Mail Exchange (MX)              ซึ่งเป็นตัวกำหนดให้โดเมนปลอมของท่านมาใช้ Mail Exchange ของ Google apps แทน mail server เดิม ซึ่งต้องทำตามขั้นตอนตามที่อธิบายไปแล้วที่ 1.4 Activate email

รูปที่ 99: แสดงสถานะการสร้างชื่อโดเมนปลอม

เมื่อทำเสร็จเรียบร้อยแล้วหน้าจอจะแสดงข้อความ Updating…This may take up to 48 hours to complete ซึ่งหมายความว่าระบบกำลัง update ข้อมูลอยู่ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาถึง 48 ชั่วโมง

·         Remove alias: กดที่ลิงค์ Remove alias หากต้องการลบโดเมนปลอม

รูปที่ 100: การลบชื่อโดเมนปลอม

 

รูปที่ 101: ยืนยันการลบชื่อโดเมนปลอม

 

6.      Advanced tools

คือเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการระบบ ในส่วนต่างๆ ที่มีระดับการทำงานที่ซับซ้อน มีเครื่องมือต่างๆ ดังนี้

รูปที่ 102: เครื่องมือที่ช่วยในการจัดการระบบ

6.1. Bulk upload

คือฟังก์ชั่นในการสร้างและแก้ไขข้อมูลหลายๆ User ในครั้งเดียว โดยกดที่ลิงค์ User accounts bulk update

รูปที่ 103: ลิงค์ User accounts bulk update

ระบบจะพามายังหน้า Bulk account update ซึ่งมีรายละเอียดวิธีการใช้งานเช่นเดียวกับที่อธิบายไปแล้วในข้อ 4.1.4 Upload many users at once

 

6.2. Single sign-on

คือกดที่ลิงค์ Set up single sign-on (SSO) เพื่อเปิดใช้บริการ Single sign-on และตั้งค่าต่างๆ ตามที่ได้อธิบายไปแล้วใน 4.2.2. Sign in page- Use your own sign-in page

รูปที่ 104: ลิงค์ Set-up sign-on (SSO)

 

6.3. Email migration

คือเครื่องมือในการนำข้อมูล Email จาก Email account ที่ท่านเคยใช้เดิมเข้าสู่ Email Account บน Google apps มีวิธีการใช้งานดังนี้

รูปที่ 105: ลิงค์ต่างๆ ในการตั้งค่า Email migration

กดลิงค์ Start over เพื่อเริ่มต้นการตั้งค่าต่างๆ หรือ กดลิงค์ Continue setting up mail (IMAP) Migration หากได้มีการตั้งค่าไปแล้วแต่ยังไม่เสร็จ สำหรับขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้นการตั้งค่านั้น แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนดังนี้ 

ขั้นตอนที่ 1: Set server connection คือการสร้าง Connection ไปยัง Mail server ที่เป็นต้นทางของ Email ที่จะถูกนำเข้ามา มีค่าที่ต้องบันทึกในส่วนของ Establish server connection ดังนี้

รูปที่ 106: หน้าจอการตั้งค่าเพื่อติดต่อไปยัง Server ต้นทาง

รูปที่ 107: กำหนดเวลาที่ไม่ต้องการติดต่อไปยัง server ต้นทาง

ขั้นตอนที่ 2: Specify users to migrate คือการใส่ข้อมูล user ที่ต้องการทำการ migration

รูปที่ 108: เลือกแบบการทำ Migration

รูปที่ 109: การ Migration แบบจำนวน user น้อยๆ

รูปที่ 110: ทดสอบการติดต่อไปยัง Server ต้นทาง

 

รูปที่ 111: สถานะการติดต่อไปยัง Server ต้นทาง

ขั้นตอนที่ 3: Start migration คือการทำ migration

·         Start migration>>: กดปุ่ม Start migration เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูล

รูปที่ 112: แสดงข้อมูลการเชื่อมต่อ ก่อนเริ่มต้นการ Migration

รูปที่ 113: รายการประวัติการทำ Migration

รูปที่ 114: รายละเอียดของแต่ละรายการ Migration

6.4. API references

คือส่วนของการตั้งค่าการจัดการ User ในระบบโดยใช้ Provisioning API ของ Google Apps ซึ่งจะทำให้ท่านสามารถสร้างโปรแกรมระบบการจัดการ User ของท่านเอง และสามารถนำมาจัดการข้อมูล User ใน Google Apps ได้

Provisioning API: กดที่ลิงค์ Provisioning API เพื่อไปยังหน้าแสดงข้อมูลทางด้านเทคนิคเกี่ยวกับการใช้งาน Google Apps Provisioning API V2.0 Reference

รูปที่ 115: ลิงค์ Provisioning API และ User account settings

รูปที่ 116: Google Apps Provisioning API V2.0 Reference

User account settings: กดที่ลิงค์ User account settings เพื่อไปยังหน้าเปิดการใช้งาน Provisioning API ตามที่อธิบายไปแล้วในข้อ 4.2.1Enable Provisioning API

7.      Service settings

คือส่วนของการตั้งค่าบริการต่างๆของระบบ มีดังนี้

รูปที่ 117: เมนูเข้าสู่การตั้งค่าบริการต่างๆ

7.1. Start page

คือหน้าแรกที่ User เข้ามาใช้ระบบ มีส่วนของการจัดการดังนี้

รูปที่ 118: การตั้งค่า Start page

7.1.1. Customize start page

คือการสร้างหน้าแรกที่เข้าสู่ระบบ Google Apps ของ user

รูปที่ 119: ลิงค์ Customize start page

Start Page Editor ประกอบด้วยส่วนของการทำงานดังนี้

รูปที่ 120: โปรแกรมสร้างหน้า Start page

·         Template สามารถเลือกแบบใดแบบหนึ่งคือ

o   Fully customizable: คือ template แบบที่ user สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการทุกๆ ส่วน

o   Locked column: คือ template แบบที่ล็อคส่วนคอลัมน์แรกไว้ ซึ่งจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับ ประกาศบริษัท ข่าวสารต่างๆ เป็นต้น สำหรับส่วนอื่นๆ user สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ

รูปที่ 121: เลือกแบบ Layout

·         Colors: สามารถเลือกสีของส่วนต่างๆ ใน template ได้ เช่น สีพื้นหลังของ Page header, สีพื้นหลังของ Main page เป็นต้น

รูปที่ 122: ตั้งค่าสี ขององค์ประกอบต่างๆ

·         Header and Footer : สามารถสร้าง header และ footer ได้โดยใช้เครื่องมือในการปรับแต่งที่มีอยู่ดังนี้

รูปที่ 123: สร้าง Header และ Footer

ใส่รูปภาพ

ใส่ลิงค์

ตัวอักษรหนา

ตัวอักษรเอียง

หัวข้อเรื่อง

สีตัวอักษร

เลือกแบบตัวอักษร

เลือกขนาดตัวอักษร

ตั้งแนวของหน้า ชิดซ้าย ตรงกลาง หรือ ชิดขวา

เลือกประเภทตัวอักษร

กดที่ลิงค์นี้เพื่อไปแก้ไข HTML

·         Content: สามารถสร้างและแก้ไข content ในส่วนต่างๆได้ และสามารถกดที่ลิงค์ Add stuff>> เพื่อเพิ่มเติมเนื้อหาอื่นๆได้

ตัวอย่าง: แก้ไขให้แสดงรายการหัวข้อข่าวจากรอยเตอร์ 5 รายการเป็นต้น

รูปที่ 124: การปรับแต่งเนื้อหา

ตัวอย่าง: การ Add stuff คือการเลือกองค์ประกอบที่มีฟังก์ชั่นการทำงานต่างๆ มาประกอบในหน้าเว็บ

·         เลือก stuff จากเมนูด้านซ้าย

รูปที่ 125: เลือก Stuff

·         กดปุ่ม Add it now ใต้ stuff ที่ต้องการเช่น เลือก Date & Time แล้วกดที่ลิงค์ <<Back to homepage

 

รูปที่ 126: เพิ่ม Stuff

·         Date & Time จะเพิ่มเข้ามาที่  Content ซึ่งสามารถกดเลือกวางตำแหน่งที่ต้องการได้

รูปที่ 127: จัดวาง Stuff

·         Publish: เมื่อทำการปรับแต่งหน้าเว็บแล้วสามารถเลือกสั่งให้

o    Publish Updates: กดปุ่ม Publish updates เมื่อต้องการให้หน้าเว็บแสดงผลตามที่ปรับแต่ง

o   Unpublish: กดปุ่ม Unpublish เมื่อไม่ต้องการให้แสดงผลตามที่ปรับแต่ง

รูปที่ 128: Publish

7.1.2. Web address

คือการกำหนด Web address ที่เข้ามาสู่หน้าแรกของระบบ โดยกดที่ลิงค์ Change URL Web address นั้นแบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

รูปที่ 129: ลิงค์ Change URLของบริการ Start page

รูปที่ 130: เลือกแบบ URL

·         Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://partnerpage.google.com/yourdomain

·         Custom: สามารถกำหนด URL เพื่อเข้าสู่หน้า start page ให้มีรูปแบบที่ต้องการ โดยใส่ CNAME ที่ต้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน 

รูปที่ 131: เลือกแบบ Custom URL

ในการกำหนด Custom URL นั้นจะต้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ที่ Domain hosting ด้วยดังนี้

รูปที่ 132: ขั้นตอนการเปลี่ยน CNAME

·         เข้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน ท่าน  แล้วเข้าไปในส่วนของการจัดการ DNS

·         กำหนดค่า CNAME เป็น ค่าที่ต้องการ และ กำหนดปลายทาง (destination) เป็น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ ดูตัวอย่างการ ตั้งค่าได้ที่

·         I've completed these steps:  เมื่อตั้งค่า CNAME แล้ว กดปุ่ม I’ve completed these steps เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า

·         I’ll do this later: กดปุ่ม I’ll do this later หากยังไม่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลง

เมื่อตั้งค่า Custom URL แล้วหากมาดูที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า URL ของ start page เปลี่ยนเป็นค่าที่ต้องการ

รูปที่ 133: Custom URL

7.1.3. Disable service

กดที่ลิงค์ Disable start page เมื่อต้องการปิดบริการ Start page editor

รูปที่ 134: ลิงค์ Disable start page

รูปที่ 135: ยืนยันการปิดบริการ Start page

·         Yes, disable Start page editor: กดปุ่ม Yes, disable Start page editor เมื่อต้องการปิดบริการ

·         No, leave Start page editor running: กดปุ่ม No, leave Start page editor running หากต้องการให้บริการทำงานต่อไป

7.2. Email

7.2.1. General

คือหน้าแสดงข้อมูลและจัดการเกี่ยวกับบริการ Email มีส่วนประกอบดังนี้

รูปที่ 136: การตั้งค่าทั่วไปเกี่ยวกับบริการ Email

7.2.1.1.              Web address

คือการกำหนด Web address ที่เข้ามาสู่หน้า Email ของระบบ โดยกดที่ลิงค์ Change URL ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

รูปที่ 137: ลิงค์ Change URL ของบริการ Email

รูปที่ 138: เลือกแบบ URL

·         Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://mail.google.com/a/yourdomain

·         Custom: สามารถกำหนด URL เพื่อเข้าสู่หน้ Email ให้มีรูปแบบที่ต้องการ โดยใส่ CNAME ที่ต้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 139: เลือกแบบ Custom URL

รูปที่ 140: ขั้นตอนการเปลี่ยน CNAME ของบริการ Email

·         ในการกำหนด Custom URL นั้นจะต้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ด้วยดังนี้

·         เข้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน ท่าน  แล้วเข้าไปในส่วนของการจัดการ DNS

·         กำหนดค่า CNAME เป็น ค่าที่ต้องการ และ กำหนดปลายทาง (destination) เป็น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ ดูตัวอย่างการตั้งค่า CNAME ได้ที่ 8.2.3. หรือ 8.3.3.

·         I've completed these steps:  เมื่อตั้งค่า CNAME แล้ว กดปุ่ม I’ve completed these steps เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า

·         I’ll do this later: กดปุ่ม I’ll do this later หากยังไม่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลง

เมื่อตั้งค่า Custom URL แล้วหากมาดูที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า URL ของ start page เปลี่ยนเป็นค่าที่ต้องการ

รูปที่ 141: Custom URL ของ บริการ Email

7.2.1.2.              Catch-all address

คือการตั้งค่ากรณีที่รับ Email ที่ไม่มี address อยู่ในระบบ มี 2 ทางเลือกคือ

รูปที่ 142: Cash-all address

·         Discard the email: ไม่รับ Email ที่ส่งมาที่ Email address ที่ไม่มีอยู่ในระบบ

·         Forward the email to: ทำการส่งต่อ Email ไปยัง Email address ตามที่ระบุในช่องด้านหน้าชื่อโดเมน

7.2.1.3.              Email gateway

คือการตั้งค่า SMTP server เพื่อให้เป็นทางออกในการส่ง Email ซึ่งจะมีประโยชน์ในระหว่างที่มีการย้ายระบบจาก Email server เดิมมายัง Google Apps จะทำให้สามารถส่ง Email ออกทาง Mail server เดิมได้ด้วย ถึงแม้ว่าจะมี email address อยู่บน Google mail server แล้วก็ตาม

รูปที่ 143: ตั้งค่า Email gateway

7.2.1.4.              Email whitelist

คือการตั้งค่า IP address ที่ส่ง email เข้ามาให้เป็น email ที่จะไม่ถูกแยกว่าเป็น SPAM สามารถกำหนดได้หลาย IP โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย “,”

รูปที่ 144: Email whitelist

7.2.1.5.              Email activation

คือการทำให้บริการ Email สามารถใช้งานได้ตามที่อธิบายไปแล้วที่ 4.1.2. Create a new user ,  4.1.4. Upload many users at one และ 1.4 Email activation 

7.2.1.6.              Disable service

กดที่ลิงค์ Disable email เมื่อต้องการปิดบริการ Email

รูปที่ 145: ลิงค์ Disable email

รูปที่ 146: ยืนยันการปิดบริการ Email

·         Yes, disable Email: กดปุ่ม Yes, disable Email เมื่อต้องการปิดบริการ

·         No, leave Email running: กดปุ่ม No, leave Email running หากต้องการให้บริการทำงานต่อไป

7.2.2. Email addresses

คือตารางแสดงรายการ Email address ในระบบ ทั้งที่เป็น Email account และ Email list

·         สามารถกดลิงค์ที่หน้าชื่อ Recipient เพื่อ ดูข้อมูล user detail ได้

·         ในกรณีที่เป็น Email list จะแสดงข้อมูลจำนวนผู้รับที่อยู่ใน Email list นั้น และแสดงชื่อของผู้รับที่ด้านข้าง สามารถกดที่ ลิงค์จำนวนผู้รับเพื่อไปยังหน้ารายการ Email list และสามารถจัดการข้อมูลผู้รับที่หน้านั้นได้

รูปที่ 147: รายการ Email address

7.2.2.1.              Create an email list

กดที่ลิงค์ Create an email list เพื่อสร้างกลุ่มผู้รับ Email ซึ่งมีวิธีการใช้งานเช่นเดียวกับที่อธิบายไปแล้วใน 4.1.3 Create email list

รูปที่ 148: การสร้าง Email list

7.2.2.2.              Download user list as CSV

กดที่ลิงค์ Download user list as CSV เมื่อต้องการ download รายการ user มาเก็บไว้ในเป็นไฟล์ CSV

รูปที่ 149: ลิงค์ Download user list as CSV

รูปที่ 150: บันทึกไฟล์ CSV    

·         Open: กดปุ่ม Open เพื่อเปิดไฟล์โดยโปรแกรม MS excel

·         Save: กดปุ่ม Save เมื่อต้องการจัดเก็บไฟล์ไว้ในพื้นที่ที่ต้องการ

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel เมื่อต้องกายกเลิกการทำงาน

7.3. Chat

คือบริการโปรแกรมการสนทนาผ่าน Internet ซึ่งสามารถที่จะเลือกลงโปรแกรม Google Talk บนเครื่องที่มีระบบปฏิบัติการเป็น windows หรือหากไม่ต้องการลงโปรแกรม ก็สามารถใช้ฟังก์ชั่นในการสนทนาผ่านทางหน้าเว็บที่อยู่ในโปรแกรม Gmail ได้

รูปที่ 151: การตั้งค่าบริการสนทนา

7.3.1.1.              Download Google Talk

กดที่ลิงค์ Download Google Talk เพื่อดาวน์โหลดโปรแกรมการสนทนา มา install ลงบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่มีระบบปฏิบัติการเป็น windows

รูปที่ 152: ลิงค์ Download Google Talk

รูปที่ 153: Run หรือ Save โปรแกรม Google Talk

·         Run: กดปุ่ม Run เมื่อต้องการลงโปรแกรม

·         Save: กดปุ่ม Save เมื่อต้องการบันทึกตัวโปรแกรมไว้ก่อนแล้วจึงทำการลงภายหลัง

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel เมื่อต้องการยกเลิก

เมื่อลงโปรแกรมแล้วสามารถใช้โปรแกรมในการสนทนาได้โดยใช้  User ในระบบ Google Apps สามารถสนทนากับ user ที่อยู่ในโดเมนและ user ที่มี Gmail account ได้สำหรับรายละเอียดการใช้งาน Talk นั้นจะอธิบายรายละเอียดในเอกสาร Google Apps – User manual

 

รูปที่ 154: ตัวอย่างหน้าจอการใช้โปรแกรมการสนทนา (Google Talk)



7.3.1.2.              Sharing options

คือการเลือกการสนทนาว่าต้องการให้ทำการสนทนาภายนอกโดเมนด้วย Option ใดบ้าง ซึ่ง user จะสามารถสนทนากับ user ที่อยู่บน Google apps และ Gmail user ได้โดยอัตโนมัติ

รูปที่ 155: รูปแบบการสนทนาร่วมกัน

·         Display users’ chat status outside this domain: เลือกให้แสดงสถานะการสนทนาของ user ภายนอกโดเมนได้

·         Warn users when chatting outside this domain: เตือนเมื่อ user ทำการสนทนาภายนอกโดเมน

7.3.1.3.              Disable  service

กดที่ลิงค์ Disable chat เมื่อต้องการปิดบริการ

รูปที่ 156: ลิงค์ Disable Chat

รูปที่ 157: ยืนยันการปิดบริการสนทนา

·         Yes, disable Chat: กดปุ่ม Yes, disable Chat เมื่อต้องการปิดบริการ

·         No, leave Chat running: กดปุ่ม No, leave Chat running หากต้องการให้บริการทำงานต่อไป

7.4. Calendar

คือบริการปฏิทิน ที่สามารถใช้ในการทำกำหนดการส่วนตัวต่างๆ หรือการทำกำหนดการที่ใช้ร่วมกับ User อื่นๆ บนโดเมนหรือภายนอกโดเมนได้

7.4.1. General

คือหน้าแสดงข้อมูลและการจัดการทั่วไปเกี่ยวกับ Calendar มีส่วนประกอบดังนี้

รูปที่ 158: การตั้งค่าทั่วไปของบริการปฏิทิน

7.4.1.1.              Web address

คือการกำหนด Web address ที่เข้ามาสู่บริการ Calendar โดยกดที่ลิงค์ Change URL Web address แบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

รูปที่ 159: ลิงค์ Change URL ของบริการปฏิทิน

·         Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://www.google.com/calendar/yourdomain

·         Custom: สามารถกำหนด URL เพื่อเข้าสู่บริการ Calendar ให้มีรูปแบบที่ต้องการ โดยใส่ CNAME ที่ต้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 160: เลือกรูปแบบ URL

รูปที่ 161: เลือกรูปแบบ Custom URL

·         Continue>>: กดปุ่ม Continue>> ระบบจะพามายังหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยน CNAME

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 162: ขั้นตอนการตั้งค่า CNAME ของบริการปฏิทิน

ในการกำหนด Custom URL นั้นจะต้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ที่ Domain hosting ด้วยดังนี้

·         เข้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน แล้วเข้าไปในส่วนของการจัดการ DNS

·         กำหนดค่า CNAME เป็น ค่าที่ต้องการ และ กำหนดปลายทาง (destination) เป็น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ ดูตัวอย่างการตั้งค่า CNAME ได้ที่ 8.2.3. หรือ 8.3.3.

·         I've completed these steps:  เมื่อตั้งค่า CNAME แล้ว กดปุ่ม I’ve completed these steps เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า

·         I’ll do this later: กดปุ่ม I’ll do this later หากยังไม่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลง

เมื่อตั้งค่า Custom URL แล้วหากมาดูที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า URL ของ Calendar เปลี่ยนเป็นค่าที่ต้องการ

รูปที่ 163: Custom URL ของบริการปฏิทิน

เมื่อตั้งค่า Custom URL แล้วหากมาดูที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า URL ของ Calendar เปลี่ยนเป็นค่าที่ต้องการ

7.4.1.2.              Sharing options

คือการเลือกรูปแบบในการใช้ Calendar ร่วมกัน โดยแบ่งออกเป็น 2 แบบหลักๆ ดังนี้

รูปที่ 164: การจัดรูปแบบการใช้ปฏิทินร่วมกัน

·         Outside this domain – set user ability: ซึ่งโดยปกติ calendar จะไม่มีการใช้ร่วมภายนอกโดเมน แต่สามารถกำหนดระดับการเปิดใช้ร่วมกันได้ดังนี้

o   Only free/busy information (hide event details): แสดงเฉพาะข้อมูลเฉพาะเวลาที่ว่าง โดยซ่อนรายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ไว้

o   Share all information, but outsiders cannot change calendar: ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ แต่ผู้ใช้ที่อยู่ภายนอกโดเมนจะไม่สามารถเปลี่ยน calendar ได้

o   Share all information, and outsiders can change calendars: ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และผู้ใช้ที่อยู่ภายนอกโดเมนสามารถเปลี่ยน calendar ได้

·         Within this domain – set default: คือรูปแบบในการใช้ calendar ร่วมกันบนโดเมนเดียวกัน

o   No sharing: ไม่ใช้ calendar ร่วมกัน

o   Only free/busy information (hide details): แสดงเฉพาะข้อมูลเฉพาะเวลาที่ว่าง โดยซ่อนรายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์ไว้

o   Share all information: ใช้ข้อมูลร่วมกันทั้งหมด

7.4.1.3.              Disable service

กดที่ลิงค์ Disable calendar เมื่อต้องการปิดบริการ Calendar

รูปที่ 165: ลิงค์ Disable calendar

รูปที่ 166: ยืนยันการปิดบริการปฏิทิน

·         Yes, disable Calendar: กดปุ่ม Yes, disable Calendar เมื่อต้องการปิดบริการ

·         No, leave Calendar running: กดปุ่ม No, leave Calendar running หากต้องการให้บริการทำงานต่อไป

7.4.2. Resources

คือส่วนของการจัดการข้อมูล Resource ที่ใช้ในระบบ Calendar ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการต่างๆ เช่น ห้องประชุมหรืออุปกรณ์ประกอบการประชุม เป็นต้น

รูปที่ 167: การตั้งค่า Resource

7.4.2.1.              Create a new resource

กดที่ลิงค์ Create a new resource เพื่อสร้าง resource ใหม่

รูปที่ 168: ลิงค์ Create a new resource

รูปที่ 169: สร้าง Resource ใหม่

ข้อมูลที่ต้องบันทึกมีดังนี้

·         Resource name: ใส่ชื่อ resource

·         Resource type: ใส่ประเภท resource เช่น conference room, projector เป็นต้น

·         Description: ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับ resource ถ้ามี

·         Create resource: กดปุ่ม Create resource เพื่อบันทึกข้อมูล (Administrator ทุกคนสามารถจัดการ resource ได้เข้าไปในระบบ Calendar ของตนเองได้เช่นกัน)

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel หากต้องการยกเลิก

เมื่อบันทึกข้อมูลแล้วรายการ Resource จะมาแสดงในตารางดังรูปด้านล่าง

รูปที่ 170:  บันทึกข้อมูล Resource

7.4.2.2.              Edit/Delete resources

หากต้องการลบ Resource ให้ ทำดังนี้

รูปที่ 171: ลบ Resource

·         Check ที่ box หน้าชื่อ resource ที่ต้องการลบ

·         Delete resource(s): กดปุ่ม Delete resource() เพื่อลบรายการที่เลือก ระบบจะแสดงข้อความให้ยืนยันการลบ

รูปที่ 172: ยืนยันการลบ Resource

·         Delete resource(s): กดปุ่ม Delete resource() ที่ข้อความเพื่อยืนยันการลบ การยืนยันการลบที่นี่จะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ resource นี้ถูกลบออกจากระบบไปด้วย

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel หากต้องการยกเลิก

เมื่อยืนยันการลบแล้ว Resource ที่เลือกจะหายไปจากตาราง

รูปที่ 173: รายการ Resource ถูฏลบออกจากตาราง

7.5. Web pages

คือบริการเครื่องมือในการสร้างเว็บของโดเมน มีส่วนของการทำงานดังนี้

รูปที่ 174: การตั้งค่าบริการ Web pages

7.5.1. Service setup

กดที่ลิงค์ Edit your web pages เพื่อแก้ไขหน้าเว็บของโดเมน

รูปที่ 175: ลิงค์ Edit your web pages

ระบบจะพาไปยังหน้า Page Creator ซึ่งสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อสร้างหน้าเว็บของท่านเองได้

รูปที่ 176: โปรแกรม Site Manager

สำหรับรายละเอียดของการใช้งาน Page editor นั้นจะกล่าวในรายละเอียดในเอกสาร Google Apps - Google Page Creator

 

7.5.2. Web address

คือการกำหนด Web address ที่เข้ามาสู่หน้าเว็บของโดเมน โดยกดที่ลิงค์ Change URL Web address แบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

รูปที่ 177: ลิงค์ Change URL ของ Web pages

·         Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://yourdomain-a.googlepages.com

·         Custom: สามารถกำหนด URL เพื่อเข้าหน้าเว็บของโดเมน ให้มีรูปแบบที่ต้องการ โดยใส่ CNAME ที่ต้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 178: เลือกแบบ URL

รูปที่ 179: เลือกแบบ Custom URL

·         Continue>>: กดปุ่ม Continue>> ระบบจะพามายังหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยน CNAME

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 180: ขั้นตอนการเปลี่ยน CNAME ของบริการ Web pages

ในการกำหนด Custom URL นั้นจะต้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ที่ Domain hosting ด้วยดังนี้

·         เข้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน แล้วเข้าไปในส่วนของการจัดการ DNS

·         กำหนดค่า CNAME เป็น ค่าที่ต้องการ และ กำหนดปลายทาง (destination) เป็น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ ดูตัวอย่างการตั้งค่า CNAME ได้ที่ 8.2.3. หรือ 8.3.3.

·         I've completed these steps:  เมื่อตั้งค่า CNAME แล้ว กดปุ่ม I’ve completed these steps เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า

·         I’ll do this later: กดปุ่ม I’ll do this later หากยังไม่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 181: Custom URL ของบริการ Web pages

เมื่อตั้งค่า Custom URL แล้วหากมาดูที่หน้า Dashboard จะเห็นว่า URL ของ Web pages เปลี่ยนเป็นค่าที่ต้องการ และสามารถข้ามายังหน้าเว็บได้ได้โดยเรียก Custom URL นี้

7.5.3. Disable  service

กดที่ลิงค์ Disable web pages เมื่อต้องการปิดบริการ

รูปที่ 182: ลิงค์ Disable web pages

รูปที่ 183: ยืนยันการปิดบริการ Web pages

·         Yes, disable Web pages: กดปุ่ม Yes, disable Web pages เมื่อต้องการปิดบริการ

·         No, leave Web pages running: กดปุ่ม No, leave Web pages running หากต้องการให้บริการทำงานต่อไป

7.6. Docs and Spreadsheets

คือบริการเครื่องมือในการสร้าง Document และ spreadsheets

รูปที่ 184: การตั้งค่าบริการ Docs and Spreadsheets

7.6.1. Web address

คือการกำหนด Web address ที่เข้ามาสู่บริการ Doc and spreadsheets โดยกดที่ลิงค์ Change URL Web address แบ่งออกเป็น 2 แบบคือ

รูปที่ 185: ลิงค์ Change URL ของบริการ Docs and Spreadsheets

·         Default: จะอยู่ในรูปแบบ http://docs.google.com/a/yourdomain

·         Custom: สามารถกำหนด URL เพื่อเข้าสู่บริการ Doc and spreadsheets ให้มีรูปแบบที่ต้องการ โดยใส่ CNAME ที่ต้องการที่ช่องหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 186: เลือกแบบ URL

รูปที่ 187: เลือกแบบ Custom URL

·         Continue>>: กดปุ่ม Continue>> ระบบจะพามายังหน้าที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยน CNAME

·         Cancel: กดปุ่ม Cancel หากต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 188: ขั้นตอนการตั้งค่า CNAME ของบริการ Docs and Spreadsheets

ในการกำหนด Custom URL นั้นจะต้องมีการเปลี่ยนค่า CNAME ที่ Domain hosting ด้วยดังนี้

·         เข้าสู่ระบบ Domain hosting ของท่าน แล้วเข้าไปในส่วนของการจัดการ DNS

·         กำหนดค่า CNAME เป็น ค่าที่ต้องการ และ กำหนดปลายทาง (destination) เป็น ghs.google.com และบันทึกค่าลงในระบบ ดูตัวอย่างการตั้งค่า CNAME ได้ที่ 8.2.3. หรือ 8.3.3.

·         I've completed these steps:  เมื่อตั้งค่า CNAME แล้ว กดปุ่ม I’ve completed these steps เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า

·    &nbs