Google Apps – Administration Guide

Contents

2. Administration control panel 22

3. Dashboard. 25

4. User accounts. 36

5. Domain settings. 67

6. Advanced tools. 73

7. Service settings. 83

8. Sample Configuration. 128

Introduction

เอกสารฉบับนี้จัดทำเพื่อเป็นคู่มือสำหรับผู้บริหารระบบ Google Apps โดยมีเนื้อหาเริ่มต้นจากการสร้าง Google Apps สำหรับโดเมน การจัดการตั้งค่าบริการต่างๆ และการจัดการข้อมูลผู้ใช้งานระบบ ซึ่งมีรายละเอียดดังจะกล่าวต่อไปนี้

1. Getting started

1.1. Signing up Gmail

ก่อนที่จะทำการสร้าง Google Apps สำหรับโดเมนได้นั้นจะต้องมี Gmail account ซึ่งท่านจะต้องใช้ account นี้เป็น primary email address สำหรับ Domain administrator ต่อไป การสมัคร Gmail นั้นมีขั้นตอนดังนี้

1) เรียก URL: http://mail.google.com/mail/signup ระบบจะพาไปยังหน้า Create an Account

2) ที่หน้า Create an Account ใส่ข้อมูลลงในแบบฟอร์มให้ครบถ้วน

รูปที่ 1: แบบฟอร์มการสร้าง Gmail Account

3) I accept Create my account: กดปุ่ม I accept Create my account เมื่อระบบสร้าง Account แล้วจะพามายังหน้า Introduction to Gmail ซึ่งแสดงข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับฟังก์ชั่นของบริการ Gmail

รูปที่ 2: แนะนำการใช้ Gmail

4) กดที่ลิงค์ I’m ready show my account หรือ ลิงค์ http://mail.google.com เพื่อเข้าไปยัง Gmail ด้วย Account นี้ จะเข้าสู่กล่องจดหมายของท่าน และสามารถใช้งาน Gmail ได้ทันที

รูปที่ 3: กล่องจดหมายของ Gmail

สำหรับการใช้งาน Gmail นั้น จะมีรายละเอียดในเอกสาร Google Apps – User manual

1.2. Signing up Google Apps- Education Edition

การสมัคร Google Apps – Education Edition สำหรับโดเมนของท่าน มีขั้นตอนดังนี้

1) เรียก URL: http://www.google.com/a/cpanel/education/new ระบบจะพาไปยังหน้า 3 ขั้นตอนในการสมัคร Google Apps

2) ขั้นตอนทั้ง 3 มีดังนี้
Step 1: Sign in with your Google Account

เข้าสู่ระบบโดยใช้ Google Accountซึ่งสมัครไว้แล้วในข้อ 1.1. Signing up Gmail

รูปที่ 4: ขั้นตอนที่ 1 - เข้าสู่ระบบด้วย Google Account

รูปที่ 5: ขั้นตอนที่ 1 - ใส่ Username และ Password

Step 2: Sing up

ใส่ข้อมูลในแบบฟอร์มให้ครบทุกช่องที่มีเครื่องหมาย * เมื่อใส่เสร็จแล้วให้กดปุ่ม Continue
(หากใส่ไม่ถูกรูปแบบที่ระบบต้องการจะแสดงข้อความเตือนให้อ่านข้อความที่แจ้งเตือนและแก้ไขตามให้ถูกต้องและกดปุ่ม Continue อีกครั้ง)

รูปที่ 6: ขั้นตอนที่ 2 – แบบฟอร์มการสร้าง Google Apps Education Edition

หมายเหตุ: จะเห็นได้ว่าจะมีข้อความแสดง

รูปที่ 7: ข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับ Editionของ Google Apps

ซึ่งหมายถึงว่า โดเมนที่ผ่านคุณสมบัติในการสมัคร Google Apps Education Edition โดยอัตโนมัตินั้น ต้องเป็น .edu ถ้าท่านเป็นสถาบันการศึกษา แต่ไม่ได้มีชื่อโดเมนเป็น .edu จะได้รับ Standard Edition ไปโดยอัตโนมัติ ทางเราจะติดต่อมายังท่านเพื่อเปลี่ยนเป็น Education Edition

ดังนั้นหากสมัคร Google Apps แล้วยังไม่ได้ Education Edition แต่ได้เป็น Standard Edition นั้นก็ต้องรอการตรวจสอบจาก Google สักระยะเวลาหนึ่งจึงจะทำการเปลี่ยนเป็น Education Edition ให้

Step 3: Set up

สร้างข้อมูล Administrator คนแรก โดยใส่ข้อมูลลงในแบบฟอร์มในช่องที่มีเครื่องหมาย * แล้วกดปุ่ม
I accept. Continue with set up>> ระบบจะพาไปยังหน้า Dashboard ของระบบ Google Apps

รูปที่ 8: ขั้นตอนการ Set up – สร้าง Account สำหรับผู้บริหารระบบคนแรก

ที่หน้า Dashboard ของระบบ Google Apps ก่อนจะใช้บริการต่างๆ ต่อไปได้ จะต้องทำการ Verify domain ownership เพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของโดเมนก่อน ซึ่งจะกล่าวรายละเอียดในข้อ 1.3 Verify domain ownership และทำ Activate service ต่างๆ ซึ่งจะกล่าวรายละเอียดในข้อ 1.4 Activate Email

รูปที่ 9: Dashboard เมื่อ sign up เสร็จครั้งแรก

1.3. Verify domain ownership

คือการตรวจสอบความเป็นเจ้าของโดเมนโดยกดที่ลิงค์ Verify domain ownership

รูปที่ 10: Verify domain ownership

รูปที่ 11: เลือกรูปแบบการทำ Verify domain ownership

เลือกรูปแบบการตรวจสอบ คือ

1) Upload an HTML file: คือการสร้าง ไฟล์ HTML ตามรูปแบบที่กำหนดตามคำอธิบายและทำการ upload ไปยัง domain hosting หลังจาก upload แล้วให้กดปุ่ม Verify (ดูตัวอย่างการเตรียมไฟล์ HTML ที่ 8.1.1. การเตรียมไฟล์ HTML)

รูปที่ 12: Verification แบบ Upload ไฟล์ HTML

ระบบจะพามายังหน้า Dashboard และแสดงข้อความ “We are checking domain ownership. This may take 48 hours to complete”

รูปที่ 13: สถานะการตรวจสอบ Domain ownership

หากผ่านการตรวจสอบความเป็นเจ้าขอโดเมนแล้วข้อความแจ้งเตือนให้ทำการ Verify domain ownership จะหายไป และในส่วนของ service ต่างๆ ยกเว้น email จะมีสถานะเป็น updating…

รูปที่ 14: ผ่านการตรวจสอบ Domain ownership

2) Change your CNAME record: คือการตั้งค่า CNAME ให้เป็นตามรูปแบบในคำอธิบายแล้วให้กดปุ่ม Verify (ดูตัวอย่างการตั้งค่า CNAME ที่ 8.2.1.หรือ 8.3.1.

รูปที่ 15: Verification แบบเปลี่ยน CNAME record

ระบบจะพามายังหน้า Dashboard และแสดงข้อความ “We are checking domain ownership. This may take 48 hours to complete”

รูปที่ 16: กำลังตรวจสอบสถานะ Domain ownership

รูปที่ 17: ผ่านการตรวจสอบ Domain ownership

1.4. Activate email

สำหรับบริการ Email นั้นจะต้องทำการ Activate email โดยกดที่ลิงค์ Activate email

รูปที่ 18: Activate email service

ระบบจะพามายังหน้า Set up email delivery

รูปที่ 19: Set up Email delivery

ในการตั้งค่าการ MX records มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: Sign in เข้าไปยัง domain host ของท่าน

ขั้นตอนที่ 2: ไปยังหน้าที่จัดการ DNS เพื่อแก้ไข MX records ซึ่งอาจจะมีชื่อใน นองนี้คือ "DNS Management," "Mail Server Configuration," or "Name Server Management"

ขั้นตอนที่ 3: ลบ MX records เดิมออกให้หมด ถ้าไม่มี MX record เดิมให้ข้ามไปทำ

ขั้นตอนที่ 4: หรือถ้ามีอยู่เดิมก็สามารถแก้ค่า MX เดิม และ เพิ่ม MX ให้ครบให้ เป็นตามข้อ 4 ก็ได้

ขั้นตอนที่ 5: ใส่ค่า MX Server address และ Priority มากที่สุดเท่าที่ระบบ ท่านจะให้ใส่ได้ โดยที่ค่าที่สามารถใส่ได้มีดังรายการในข้อ 4 คือ

MX Server address	Priority
ASPMX.L.GOOGLE.COM.	1
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.	5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.	5
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM.	10
ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM.	10
ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM.	10
ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM.	10

ดูตัวอย่างการตั้งค่า MX records ได้ที่ 8.2.2. หรือ 8.3.2.

ขั้นตอนที่ 6: หากต้องการป้องกัน Spam สามารถกำหนดค่า SPF ใน domain host ของ ท่านให้เลือกรับ email จาก IP ที่ท่านกำหนดได้ ในการ activate email ไม่จำเป็นต้องทำข้อนี้ก็ได้

ขั้นตอนที่ 7: เมื่อทำเสร็จแล้วให้กดปุ่ม I've completed these steps เมื่อทำ เสร็จแล้วระบบจะพากลับมาที่หน้า Domain Settings จะเห็นว่า ที่ข้างชื่อโดเมนปลอม จะแสดงข้อความ Updating…This may take up to 48 hours to complete ซึ่งอาจจะต้องรอเป็นระยะเวลาหนึ่งถึงจะใช้โดเมนปลอมได้ (ภายใน 48ชั่วโมง) หรือหากยังไม่ต้องการให้ทำการเปลี่ยนแปลงให้กดปุ่ม I’ll do this later

2. Administration control panel

2.1. การเข้าสู่ระบบ

ผู้บริหารระบบสามารถเข้าสู่ระบบได้โดยทำตามขั้นตอนดังนี้

1) พิมพ์ http://www.google.com/a/YourDomain ที่ browser เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมนของท่าน เช่น http://www.google.com/a/std.ru.ac.th เป็นต้น
ระบบจะพามายังหน้าสำหรับ sign in เข้าสู่ Control panel ดังรูปที่ 1

รูปที่ 20: หน้าสำหรับเข้าสู่ระบบ Control panel ของ Google Apps

2) ใส่ชื่อและรหัสผ่าน เมื่อผ่านการตรวจสอบโดยระบบแล้วจะพามายังหน้าแรกของระบบ หรือที่จะเรียกกันต่อไปว่า Dashboard และกล่าวถึงรายละเอียดในข้อ 3.

2.2. ลืมรหัสผ่าน

ในกรณีที่ลืมรหัสผ่านให้กดที่ ลิงค์ Forgot your administrator username or password?

รูปที่ 21: ลืม Administrator username หรือ password

ระบบจะพามายังหน้า Lost administrator password?
ในกรณีที่ท่านเป็น Domain Administrator (ผู้ที่ทำการ สร้าง Google Apps ของโดเมนนั้นๆ) ท่านสามารถเข้าไปเปลี่ยน password ของท่านได้โดย Sing in ด้วย Gmail (หมายถึง email address ที่ท่านใช้เมื่อสร้าง Google Apps โดเมน ที่มีรูปแบบเป็น user@gmail.com)

รูปที่ 22: Administrator password สูญหาย

สามารถเปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ ได้ดังนี้

รูปที่ 23: เปลี่ยน Administrator password

· New password: ใส่รหัสผ่านใหม่ที่ท่านต้องการ

· Repeat password: ใส่รหัสผ่านใหม่ซ้ำอีกครั้ง

· Save new password: กดปุ่ม Save new password เพื่อบันทึกค่ารหัสผ่านใหม่

· Cancel changes: หรือหากไม่ต้องการเปลี่ยนให้กดปุ่ม Cancel changes

ในกรณที่ไม่ได้เป็น Domain administrator ต้องติดต่อ Support เพื่อขอเปลี่ยนรหัสผ่าน หากต้องการข้อมูลในการติดต่อ Support ให้กดที่ลิงค์ Contact your administrator

รูปที่ 24: ลิงค์ Contact your administrator

ระบบจะพาไปยังหน้าที่ให้ข้อมูลที่สามารถติดต่อโดยตรงไปยัง Domain administrator ได้
สำหรับข้อมูลติดต่อ Domain administrator นั้น สามารถกำหนดได้ในส่วนของ domain settings ซึ่งจะกล่าวถึงรายละเอียดในหัวข้อต่อไป

รูปที่ 25: ข้อมูลติดต่อผู้บริหารระบบ

3. Dashboard

คือหน้าแรกเมื่อเข้าสู่ระบบ แบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ดังนี้

รูปที่ 26: Dashboard

3.1. ลิงค์ต่างๆ บน Top bar

ในส่วนด้านบนของหน้า จะมีฟังก์ชั่น และลิงค์เพื่อเข้าไปสู่หน้าการทำงานอื่นๆ ดังนี้ (ลิงค์ต่างๆนี้จะ แสดงในส่วนบนของทุกๆ หน้าใน control panel ด้วย)

รูปที่ 27: ลิงค์ต่างๆ บน Top bar

3.1.1. Search accounts

สามารถค้นหา Account ในระบบได้ดังนี้

รูปที่ 28: Search accounts

· Keyword search: ใส่ account ที่ต้องการค้นหาลงในช่องด้านหน้า สามารถใส่เพียงส่วนหนึงของคำได้

· Search account : กดปุ่ม Search accounts

· Search result : จะแสดงผลการค้นหาดังรูป

รูปที่ 29: ผลการค้นหา Account

3.1.2. Inbox

สามารถกดที่ลิงค์ Inbox เพื่อเปิดกล่องจดหมาย ซึ่งทำให้เข้าสู่บริการในส่วนของ Gmail ได้ทันที

รูปที่ 30: ลิงค์ Inbox

รูปที่ 31: Inbox หรือ กล่องจดหมาย

รายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชั่น Gmail นั้น จะอธิบายในเอกสาร Google Apps - User manual

3.1.3. Calendar

สามารถกดที่ลิงค์ Calendar เพื่อเปิด Calendar ซึ่งทำให้เข้าสู่บริการในส่วนของ Calendar ได้ทันที

รูปที่ 32: ลิงค์ Calendar

รูปที่ 33: Calendar หรือ ปฏิทิน

รายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชั่น Calendar นั้น จะอธิบายในเอกสาร Google Apps - User manual

3.1.4. Help

สามารถกดที่ลิงค์ Help เพื่อเปิด Help (https://www.google.com/support/a/) ซึ่งทำให้ท่านเข้าสู่บริการ Support ข้อมูลความรู้ต่างๆ เกี่ยวกับการใช้งานระบบ Google Apps ได้ทันที

รูปที่ 34: ลิงค์ Help

รูปที่ 35: Help- Google Apps for Administrators

3.1.5. Sign out

กดที่ลิงค์ Sign out เมื่อต้องการออกจากระบบ

รูปที่ 36: ลิงค์ Sing out

3.2. News & Info

ที่หน้า Dashboard จะแสดงข้อความที่สำคัญๆ และ แสดงข้อความข่าวสารเกี่ยวกับบริการใหม่ๆ ที่เพิ่มเติม/เปลี่ยนแปลงในระบบ Google Apps เสมอ

รูปที่ 37: ข้อความแสดงข่าวสารและบริการใหม่ๆ

3.3. สุขภาพของโดเมนโดยสรุป

รูปที่ 38: สุขภาพของโดเมนโดยสรุป

ประกอบด้วยลิงค์ต่างๆ ซึ่งมีรายละเอียดการทำงานดังนี้

3.3.1. Manage account information

กดที่ลิงค์ Manage account information เพื่อเข้าสู่ระบบการจัดการข้อมูล account

รูปที่ 39: ลิงค์ Manage account information

จะพามายังหน้า Account information ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Domain settings สำหรับตั้งค่าต่างๆ ของโดเมน นั้นจะอธิบายรายละเอียดในหัวข้อ 5.2. Account information

รูปที่ 40: แบบฟอร์มแสดงและการจัดการข้อมูล Account

3.3.2. Domain names

รูปที่ 41: ลิงค์ Domain names

กดที่ลิงค์ domain names ระบบจะพามายังหน้า Domain names ซึ่งเป็นหน้าที่แสดงข้อมูลชื่อ Primary domain และโดเมนอื่นๆ หรือ Domain alias และการจัดการเกี่ยวกับการ Domain alias ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดในหัวข้อ 5.3. Domain name

รูปที่ 42: การจัดการข้อมูลชื่อโดเมนปลอม (Domain alias)

3.4. Service settings

คือส่วนของลิงค์ที่เข้าไปจัดการ Service ประเภทต่างๆ ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดต่อไปในหัวข้อ 7.Service settings

รูปที่ 43: การตั้งค่าบริการต่างๆ

4. User accounts

คือส่วนของการจัดการข้อมูล User ในระบบ ประกอบด้วยส่วนของการทำงานดังนี้

รูปที่ 44: การจัดการ User accounts

4.1. Users

หน้าแสดงรายการ User ในระบบ

รูปที่ 45: รายการ Users

ประกอบด้วยข้อมูลดังนี้

· Name: แสดงชื่อและนามสกุลของ User สามารถกดที่ลิงค์บนชื่อเพื่อเปิดหน้าแสดงรายละเอียดของ User และสามารถแก้ไขข้อมูลได้ที่หน้านี้ ดูรายละเอียดที่ 4.1.1. User details

· User name: แสดงชื่อ User

· Status: แสดงสถานะของ User ที่เป็น Administrator หากไม่ใช่ Administrator จะเป็นค่าว่าง

· Email quota: แสดง % พื้นที่ Email ที่ถูกใช้ไป

· Last singed in: แสดงวันที่ที่เข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด หรือแสดงเฉพาะเวลา หากวันที่เค้าสู่ระบบครั้งล่าสุดคือวันปัจจุบัน

· Delete users: เลือก check ที่ ด้านหน้า แล้วกดปุ่ม Delete ด้านล่าง

ข้อสังเกตุ: สามารถกดที่ลิงค์บนชื่อคอลัมน์ เพื่อเรียงลำดับข้อมูลตามคอลัมน์นั้นๆ ได้

ฟังก์ชั่นอื่นๆ มีดังนี้

4.1.1. User details

มีรายละเอียดข้อมูลที่แสดงและการทำงาน ดังนี้

รูปที่ 46: รายละเอียดของ User

· ส่วนของลิงค์ต่างๆ ที่สำคัญ

o Change name: กดที่ลิงค์ Change name เพื่อเปลี่ยนชื่อนามสกุล

รูปที่ 47: เปลี่ยนชื่อ

o Suspend user: กดที่ลิงค์ Suspend user เพื่อระงับ user ไม่ให้สามารถใช้ Google apps ได้ ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน กดปุ่ม Suspend user เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 48: ระงับการใช้งานของ User

User ที่ถูกระงับจะสามารถถูก Restore โดยกดที่ลิงค์ Restore เพื่อให้สามารถใช้ Google Apps ต่อไปได้

รูปที่ 49: เปิดการใช้งานให้กับ User

ระบบจะแสดงข้อความให้ยืนยันการ Restore กดปุ่ม Restore user เพื่อยืนยัน

รูปที่ 50: ยืนยันการเปิดใช้งาน

o Delete user: กดที่ลิงค์ Delete เพื่อลบ User ระบบจะแสดงข้อความเพื่อให้ยืนยันการลบ กดปุ่ม Delete user เพื่อยืนยันการลบ

รูปที่ 51: ลบ User

สำหรับการลบ User นั้นจะทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ user ได้แก่ email และ contacts ของ user ถูกลบออกไปด้วย หลังจากที่ลบ user ออกไปแล้วต้องรออีก 5 วันถึงจะทำการสร้าง account ใหม่ที่มี Username เดียวกันนี้ได้

· User name: แสดงชื่อ User

· Password: กดที่ลิงค์ Change password หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน

รูปที่ 52: เปลี่ยน Password

o Password: ใสรหัสผ่านที่ต้องการ

o Re-enter Password: ใส่รหัสผ่านที่ต้องการอีกครั้ง

o Require a change of password in the next sign in: check ที่ box ด้านหน้าหากต้องการให้บังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อมีการเข้าสู่ระบบในครั้งต่อไป

· Privileges: เป็นการกำหนดสิทธิ์ในการเป็น Administrator

รูปที่ 53: ยืนยันการตั้งสิทธิ์ให้กับ User

o Allow User to administer Domain name: check ที่ช่องด้านหน้าหากต้องการให้กำหนดสิทธิ์ให้ user นี้ในการจัดการระบบได้

o ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

· Email quota: แสดง % การใช้พื้นที่ของ Email

· Nick names: แสดงชื่อเล่น หากไม่มีจะแสดงเป็น None

o หากต้องการเพิ่มชื่อเล่นให้กดลิงค์ Add a nickname ใส่ชื่อเล่นที่ต้องการในช่องด้านหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 54: สร้างชื่อเล่น (Nickname)

o หากมีชื่อเล่นอยู่แล้ว และต้องการลบออกให้กดลิงค์ Remove ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าต้องการ remove กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

· Email list: แสดงชื่อ Email list ที่มี user นี้อยู่

o View: กดที่ลิงค์ View เพื่อดูข้อมูลรายการ user ใน email list นั้น

o Remove: กดที่ลิงค์ Remove เพื่อลบ Email นี้ออกจาก Email list ระบบจะแสดงข้อความยืนยันการ Remove กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

· Add to Email list: กดที่ลิงค์ Add an Email list แล้วใส่ชื่อ Email list ที่ช่องด้านหน้าชื่อโดเมน

รูปที่ 55: สร้าง Email list

· Save changes: เมื่อแก้ไขข้อมูลต่างๆ แล้วให้กดปุ่ม Save changes เพื่อบันทึกข้อมูล

4.1.2. Create a new user

กดที่ลิงค์ Create a new user เพื่อสร้าง User ใหม่ จะแสดงแบบฟอร์มดังรูป

รูปที่ 56: สร้าง User ใหม่

รูปที่ 57: แบบฟอร์มการสร้าง User ใหม่

รูปที่ 58: การตั้ง Password

ข้อมูลที่ต้องบันทึก มีดังนี้

· First name: ชื่อ

· Last name: นามสกุล

· Username: ชื่อที่จะใช้ในการเข้าระบบ

· Set password: กดที่ลิงค์ Set password เพื่อตั้งรหัสผ่าน หรือหากต้องการใช้ Temporary password ก็ได้

· Create a new user: เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้วกดปุ่ม Create new user เพื่อบันทึกข้อมูล จะแสดงข้อมูลของ user ที่สร้างดังรูปด้านล่าง

รูปที่ 59: ลิงค์ Edit setting

· Edit settings: สามารถกดที่ลิงค์ Edit settings for เพื่อเข้าไปแก้ไขข้อมูล user ที่สร้างขึ้นใหม่ได้ ระบบจะเปิดหน้า User details เพื่อให้แก้ไขข้อมูลได้ ตามที่กล่าวรายละเอียดไว้แล้วในข้อ 4.1.1. User details

4.1.3. Create email list

Email list คือการสร้างกลุ่มของ email โดยสามารถตั้งชื่อกลุ่มและใส่รายการ email address ของผู้รับในกลุ่ม ซึ่งจะทำให้สามารถส่ง email ไปยังผู้รับทีละหลายๆ คนได้ มีวิธีการใช้งานดังนี้

กดที่ลิงค์ Create email list

รูปที่ 60: ลิงค์ Create email list

ระบบจะพามายังหน้า Create a new email list

รูปที่ 61: แบบฟอร์มการสร้าง Email list ใหม่

ข้อมูลที่ต้องบันทึกมีดังนี้

· Choose a name for the new email list: ใส่ชื่อ Email list ที่ต้องการเป็นภาษาอังกฤษ

· Add a recipient: ใส่ชื่อ user ที่ต้องการให้อยู่ใน list

· Add recipient: กดปุ่ม Add recipient เพื่อสร้าง ระบบจะสร้าง Email list ตามชื่อที่ระบุ หากซ้ำระบบจะแสดงข้อความเตือน “”

· Add everyone in my domain: ในกรณีที่ต้องการให้ทุก User ในโดเมนอยู่ใน email list นี้ให้กดปุ่ม Add every one in my domain

· Note: You may add recipients that are out side your domain: ท่านสามารถใส่ email address อื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในโดเมนใน Email list ได้เช่นกัน

· Cancel: กดปุ่ม Cancel เมื่อไม่ต้องการสร้าง Email list

เมื่อสร้าง Email listแล้วระบบจะพามายังหน้า ที่สามารถเพิ่มผู้รับ หรือ ลบผู้รับ อื่นๆ ใน Email list ได้

รูปที่ 62: เพิ่มรายการผู้รับใน Email list

ข้อมูลที่ต้องบันทึกมีดังนี้

· Add a recipient: ใส่ชื่อ user ที่ต้องการให้อยู่ใน list

· Add recipient: กดปุ่ม Add recipient ชื่อผู้รับจะไปแสดงในรายการด้านล่าง

รูปที่ 63: สร้างรายการผู้รับใหม่

สามารถใส่ผู้รับที่อยู่ภายนอกโดเมนได้

รูปที่ 64: เพิ่ม User ที่อยู่ภายนอกโดเมนใน Email list

รูปที่ 65: เลือกลบ User จาก Email list

รูปที่ 66: User ถูกลบออกจาก Email list แล้ว

Remove from this list: หากต้องการลบรายการผู้รับให้ Check ที่ box ด้านหน้าแล้วกดปุ่ม Remove from this list รายการนั้นๆ จะถูกลบออกไปจาก Email list

· Delete email list: กดที่ลิงค์ Delete email list ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าต้องการลบ email list นั้นหรือไม่ การลบจะทำให้ไม่สามารถส่ง email ไปยังผู้รับใน Email list ชื่อนั้นได้อีก

· Delete list: กดปุ่ม Delete list เมื่อต้องการลบ Email list นั้นจะหายไปจากรายการ Email

· Cancel: กดปุ่ม Cancel เมื่อไม่ต้องการลบ

รูปที่ 67: ลบ Email list

รูปที่ 68: Email list หายไปจากตาราง Email address

กดที่ลิงค์ Download user list as CSV หากต้องการนำรายการข้อมูล Email list มาไว้ในรูปแบบ CSV

รูปที่ 69: ลิงค์ Download user list as CSV

รูปที่ 70: บันทึกไฟล์ CSV

· Open: กดปุ่ม Open เพื่อเปิดไฟล์ CSV ด้วย MS excel

รูปที่ 71: เปิดไฟล์ CSV ด้วย Excel

· Save: กดปุ่ม Save เพื่อเก็บไฟล์ในพื้นที่ที่ต้องการ

รูปที่ 72: บันทึกไฟล์ CSV

ในกรณีที่ CSV ที่ download มาเมื่อเปิดดูแล้วมีปัญหาในการแสดงผลข้อมูลที่เป็นภาษาไทยให้แก้ไขดังนี้

รูปที่ 73: ตัวอย่างไฟล์ที่มีปัญหาการแสดงข้อมูลภาษาไทย

· เปิดไฟล์ CSV นั้นด้วย Notepad

รูปที่ 74: เปิดไฟล์ CSV ด้วย Notepad

· บันทึกไฟล์นั้นโดยไปที่เมนู File > Save As…

รูปที่ 75: บันทึกไฟล์ CSV

· บันทึกไฟล์นั้นโดยไปที่เมนู File > Save As…

· เลือก Save as type: เป็น All Files

· เลือก Encoding เป็น Unicode

รูปที่ 76: บันทึกไฟล์ให้มี encoding เป็น Unicode

· กดปุ่ม Yes เมื่อต้องการให้บันทึกไฟล์นั้นโดยแทนที่ไฟล์เดิม

รูปที่ 77: บันทึกไฟล์

· ลองเปิดไฟล์ CSV นั้นอีกครั้งปัญหาเรื่องการแสดงผลภาษาไทยก็จะหมดไป

รูปที่ 78: ตัวอย่างไฟล์ที่แสดงผลภาษาไทยอย่างถูกต้อง

4.1.4. Upload many users at once

คือฟังก์ชั่นสำหรับสร้างหลายๆ User ในคราวเดียวได้ โดยการใช้ฟัง์ชั่น Upload many users at once

รูปที่ 79: Upload หลาย user ในคราวเดียว

กดที่ลิงค์ Upload many users at one โดยทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในหน้า Bulk account update ดังนี้

รูปที่ 80: ขั้นตอนการ upload หลาย user ในคราวเดียว

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายการ User เป็นไฟล์รูปแบบ CSV โดยใช้ excel

รูปที่ 81: ตัวอย่างรูปแบบการเก็บข้อมูล user เพื่อเตรียม upload

ไฟล์จะประกอบด้วยข้อมูล 4 คอลัมน์คือ Username, First name, Last name และ password

ขั้นตอนที่ 2: เลือก Update options ซึ่งแต่ละแบบมีความหมายดังนี้

· Create new accounts for usernames that do not yet exist. : สร้าง account ใหม่สำหรับ user ที่ยังไม่มีชื่ออยู่ในระบบ ซึ่งเป็น Option ที่ถูกเลือกเสมอ

· Update existing accounts with new names and passwords.: เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการให้แก้ไขข้อมูล ชื่อ (first name และ last name) และรหัสผ่านของ user ที่มีอยู่แล้วในระบบ

· Require a password change when new or updated users sign in.: เลือกตัวเลือกนี้เมื่อต้องการให้เมื่อ user เข้าระบบครั้งแรกแล้วบังคับให้เปลี่ยนรหัสผ่านก่อน

ขั้นตอนที่ 3 กดที่ปุ่ม Browse แล้วเลือกเปิดไฟล์ CSV ที่สร้างไว้

รูปที่ 82: เลือกไฟล์ CSV เพื่อ upload

· Upload and Continue: กดปุ่ม Upload and Continue เพื่อสั่ง upload รายการ user

รูปที่ 83: สั่ง upload และ ดำเนินการในขั้นต่อไป

· Confirm and Run Update: ระบบจะแสดงรายการตามข้อมูลในไฟล์ CSV และแสดงในหน้าจอเพื่อให้ยืนยันว่าต้องการสร้าง User ตามนั้นหรือไม่ กดปุ่ม Confirm and Run Update เพื่อยืนยันให้สร้าง

· Upload a different file: กดที่ลิงค์ Upload a different file เพื่อเลือกไฟล์อื่นๆ

รูปที่ 84: ยืนยันการ update ตามข้อมูลที่ upload ไป

· รายการข้อมูลที่สร้างจะถูกดำเนินการ ระยะเวลาในการดำเนินการจะใช้เวลามากน้อยขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูล และระบบจะส่งรายงานไปยัง Email ของท่าน ขณะที่การสร้างกำลังดำเนินการอยู่นั้นสามารถออกจากหน้าจอเพื่อใช้งานระบบในส่วนอื่นๆ ได้

รูปที่ 85: แจ้งข้อความสถานะการ Update

· รายการข้อมูลที่สร้างเรียบร้อยแล้วจะมาแสดงในหน้าจอ Users ดังรูป

รูปที่ 86: รายการข้อมูลที่ update แล้วจะแสดงในรายการ User

4.1.5. Request for more users

สามารถกดที่ลิงค์ Request more users ในกรณีที่ต้องการขอ User เพิ่ม

รูปที่ 87: ลิงค์ Request more users

ระบบจะพามาที่หน้า Request for more users

รูปที่ 88: บันทึกข้อมูลการ Request more users

มีข้อมูลที่ต้องบันทึกดังนี้

· Enter the number of additional user accounts needed: ใส่จำนวน user ที่ต้องการขอเพิ่ม

· Reason for requesting additional user accounts: ใส่เหตุผลที่ต้องการขอเพิ่ม

· Save changes: กดปุ่ม save changes เพื่อส่ง request ไปอนุมัติ เมื่อส่งไปแล้วจะได้รับการแจ้งสถานะทาง Email

· Cancel: กดปุ่ม Cancel หากไม่ต้องการส่ง request

4.2. Settings

4.2.1. Enable provisioning API

คือการตั้งค่าการจัดการ User ในระบบโดยใช้ Provisioning API ของ Google Apps ซึ่งจะทำให้สามารถสร้างโปรแกรมระบบการจัดการ User ของท่านเอง เพื่อจัดการข้อมูล User ใน Google Apps ได้

หากต้องการ Enable การทำงานของ Provisioning API ให้ทำดังนี้

· Enable provisioning API: Check ทิ่ box หน้า Enable provisioning API

· Save changes: กดปุ่ม save changes เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

รูปที่ 89: