Google Apps User Guide
Contents
2.1. What is Google talk
client?
2.2. Google talk
interface features
2.3. Google talk on
third party applications
4.1. What is Docs and
Spreadsheets?
4.3. Create basic
documents and spreadsheets
4.4. Upload existing
document and spreadsheet
4.5. Edit documents and
spreadsheets
Introduction
เอกสารฉบับนี้จัดทำเพื่อเป็นคู่มือสำหรับใช้บริการต่างๆ
ใน Google Apps ได้แก่ Gmail, Google Talk,
Calendar และ Docs & spreadsheets ซึ่งมีรายละเอียดดังจะกล่าวต่อไปนี้
1. Gmail
1.1. Email account
1.1.1.
Custom login page
หน้าจอสำหรับเข้าระบบจะแตกต่างจากหน้าปกติของ Google mail account คือ จะมี โลโก้และชื่อองค์กรตามที่ผู้บริหารระบบได้ตั้งค่าไว้ และ URL สำหรับเข้าสู่หน้านี้จะอยู่ในรูปแบบ http://mail.google.com/a/YourDomain เมื่อ YourDomain คือชื่อโดเมนของท่าน หรือ เป็น Web address ที่เป็นแบบ Custom URL ตามผู้บริหารระบบมีการกำหนดก็ได้ เช่น http://gmail.your_domain เป็นต้น
1.1.2.
กล่องจดหมาย (Inbox)
เมื่อเข้าสู่ระบบแล้วจะพามายังหน้ากล่องจดหมาย
ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชั่นมากมาย มีองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้
· เมนูด้านซ้าย: กดลิงค์ กล่องจดหมายที่เมนูด้านซ้าย เมนูด้านซ้ายนี้เป็นส่วนที่เป็นโครงสร้างของบัญชีในการจัดเก็บข้อมูล นอกจากกล่องจดหมาย แล้วยังมีกลุ่มของจดหมายดังนี้
o ติดดาว: คือรายการจดหมายที่เลือกให้ติดดาวไว้เพื่อจัดแยกหมวดหมู่ของจดหมาย
o การแชท: คือรายการการสนทนาผ่าน Google Talk ที่ผ่านมาแล้ว
o จดหมายที่ส่งแล้ว: คือรายการจดหมายที่ถูกส่งออกไปแล้ว
o ร่างจดหมาย: คือรายการจดหมายที่เขียนและบันทึกเป็นร่างจดหมายไว้
o จดหมายทั้งหมด: คือรายการจดหมายทั้งหมดรวมทั้งที่เก็บลงฐานข้อมูล(Archive)ไว้ด้วย
o จดหมายขยะ: คือรายการจดหมายที่ถูกตรวจสอบจากระบบว่าเป็น SPAM
o ถังขยะ: คือรายการจดหมายที่ถูกลบ
· การค้นหา: แบ่งออกเป็น 2 แบบ ดังนี้
o ค้นหาจดหมาย: สามารถใช้ฟังก์ชั่นเพื่อค้นหาจดหมายได้โดยใส่ข้อความที่เฉพาะเจาะจงในการค้นหาแล้วกดปุ่ม ค้นหาจดหมาย
o ค้นหาในเว็บ: สามารถใช้ฟังก์ชั่นเพื่อค้นหาข้อมูลในเว็บได้โดยใส่ข้อความที่เฉพาะเจาะจงในการค้นหาแล้วกดปุ่ม ค้นหาในเว็บ
· กล่องจดหมายจะมีโครงสร้างเป็นแบบการสนทนา ดังรูป โดยการสนทนาที่เข้ามาใหม่จะถูกแสดงเป็นตัวอักษรสีเข้ม ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดใน 1.1.3
1.1.3.
Conversation view
การสนทนาคือกลุ่มของข้อความที่จัดกลุ่มรวมกันตามหัวข้อของการสนทนา เมื่อเลือกเปิดการสนทนาหนึ่งๆ จะเห็นว่าข้อความการสนทนาจะถูกเรียงลำดับให้ข้อความใหม่อยู่ด้านล่างสุด
1.1.4.
Advertisement
ในบทสนทนาที่ด้านขวาจะเห็นข้อความโฆษณาในส่วนของ ลิงค์ผู้สนับสนุน ที่สัมพันธ์กับหัวข้อที่สนทนาอยู่ การโฆษณานี้ใช้เทคโนโลยีการแสดงข้อความของ Adsense ซึ่งจะเตรียมข้อความที่เป็นตามเป้าหมายและเกี่ยวข้องกัน ข้อความจะถูกอ่านโดยใช้คอมพิวเตอร์เพื่อทำการจับคู่หัวข้อการสนทนากับ keywords ของโฆษณาที่ออนไลน์อยู่
1.2. Email features
นอกจากนี้ Gmail ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ
อีกดังนี้
ป้ายกำกับ (Label)
ป้ายกำกับ คือรูปแบบการจัดกลุ่มจดหมายแทนการใช้โฟล์เดอร์ สามารถกำหนดหรือเอาป้ายกำกับออกเมื่อไหร่ก็ได้ และในหนึ่งการสนทนาสามารถกำหนดป้ายกำกับได้มากกว่าหนึ่งค่าด้วย
การสร้างป้ายกำกับใหม่: สามารถสร้างป้ายกำกับใหม่โดยการเลือกตัวเลือก ป้ายใหม่... หรือสามารถเลือกป้ายกำกับที่มีอยู่แล้วมาแก้ไขได้
1.2.1.
เก็บไว้ในฐานข้อมล (Archive)
สามารถจัดเก็บจดหมายที่ไม่ต้องการลงในฐานข้อมูลแทนการลบออกไป
ซึ่งข้อความที่ถูกเก็บในฐานข้อมูลจะรวมอยู่ใน จดหมายทั้งหมด
1.2.2.
ตัวกรองจดหมาย (Filters)
ถ้าไม่มีเวลาในการจัดการจดหมายต่างๆโดยการสร้างป้ายกำกับหรือจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล ควรสร้างตัวกรองจดหมายเพื่อจัดการการไหลของจดหมายไปได้อย่างอัตโนมัติ โดยระบุเกณฑ์การค้นหาที่ต้องการ
1.2.3.
เพิ่มที่อยู่อีเมล์ (Custom from addresses)